経費精算でインボイス番号のOCR読み取りはできる？

経費精算でインボイス番号をOCR読み取りすることは可能です。ただし、使っている経費精算システムやOCR機能が、領収書・請求書の登録番号に対応している場合に限られます。

また、OCRは画像上の文字を読み取る機能であり、その番号が実在するか、取引先の正式な登録番号か、適格請求書の要件を満たしているかまで自動で確定できるとは限りません。読み取り後に番号の形式や取引先情報を確認する必要があります。

インボイス番号のOCR読み取りでできること

領収書や請求書をスマートフォンなどで撮影し、画像に記載された「T」から始まる登録番号を文字データとして取り込めます。手入力の手間を減らせるため、経費申請時の入力項目として利用できます。

一般的には、次のような情報を同時に読み取ります。

ただし、読み取れる項目はサービスごとに異なります。インボイス番号に対応していると明記されていない場合は、OCRで領収書全体を読み取れても、登録番号だけは手入力になることがあります。

適格請求書発行事業者の登録番号は、法人の場合、通常は「T」から始まる13桁の数字で表示されます。請求書や領収書には、たとえば「登録番号：T1234567890123」のように記載されます。

OCRでは、次のような文字を誤って読み取ることがあります。

そのため、読み取り結果が「Tから始まる13桁」になっていても、入力内容が正しいとは限りません。原本の表示と照合してから申請することが大切です。

OCRで番号を読み取っただけでは、インボイス対応を確定できません。OCRは文字の入力を補助する機能であり、登録番号の有効性や請求書の記載内容を保証するものではないためです。

経費精算では、少なくとも次の点を確認します。

登録番号の有効性を照会する機能が経費精算システムに備わっている場合でも、照会機能の対象範囲や反映時期はサービスによって異なります。自動照会がないシステムでは、番号の確認を別途行う必要があります。

利用中のシステムがインボイス番号に対応しているかは、単に「OCR対応」と書かれているかだけでなく、読み取り対象の項目を確認します。

サービス資料に「領収書OCR対応」とだけ記載されている場合、インボイス番号まで読み取れるとは限りません。導入前は、実際の帳票を使ったデモやトライアルで確認すると判断しやすくなります。

OCRでインボイス番号を読み取れない場合は、画像を撮り直すか、番号を原本から手入力します。読み取り機能がないことと、番号が記載されていないことは別の問題です。

登録番号が領収書に記載されていない場合、OCRの性能を上げても番号は読み取れません。別の請求書や適格簡易請求書が発行されていないか、取引先に確認してください。

インボイス番号のOCR読み取りは、対応機能があるシステムなら可能です。ただし、OCRは入力作業の省力化を目的としたもので、番号の正確性やインボイスの要件を自動的に保証するものではありません。

導入や運用では、「インボイス番号を読み取れるか」だけでなく、読み取り後に修正できるか、登録番号を照会できるか、経理担当者が確認できる履歴を残せるかまで確認してください。最初に行うことは、利用中の経費精算システムの項目一覧やトライアル画面で、登録番号の読み取り・修正・確認機能を確かめることです。