経費精算でタイムスタンプ付き領収書を電子化できるシステムとは、紙の領収書をスマートフォンやスキャナーで読み取り、領収書の画像と精算情報を保存する仕組みです。電子データを登録した時刻を証明するタイムスタンプや、登録後の訂正・削除履歴を残す機能によって、電子帳簿保存法の要件に対応できるものがあります。
ただし、画面に「タイムスタンプ付き」と表示されるだけで、すべての領収書を紙なしで保存できるとは限りません。対象となる領収書の入手方法や、システムの保存機能、社内の運用が法令上の条件を満たしているかを確認する必要があります。
タイムスタンプ付き領収書を電子化するシステムの仕組み
このタイプのシステムは、領収書の画像を保存するだけでなく、誰がいつ登録し、その後に変更や削除があったかを管理します。一般的には、次のような機能を組み合わせて使います。
| 機能 | できること |
|---|---|
| 領収書の撮影・スキャン | 紙の領収書をスマートフォンやスキャナーで画像データにする |
| タイムスタンプ | 画像データが特定の時点に存在していたことを証明する |
| 訂正・削除履歴の管理 | 登録後に内容を変更・削除した履歴を記録する |
| 文字読み取り | 日付、金額、支払先などを画像から読み取り、入力を補助する |
| 経費申請・承認 | 従業員の申請から上司や経理担当者の承認までを管理する |
| 検索・出力 | 日付、金額、取引先などの条件で領収書を検索し、確認できる |
つまり、タイムスタンプ機能だけを持つサービスではなく、領収書の保存、経費申請、承認、検索、会計ソフトとの連携までを含む「経費精算システム」や「証憑管理システム」として提供されることが一般的です。
タイムスタンプが必要になる領収書は2種類ある
領収書の保存方法は、領収書をどのように受け取ったかで分けて考えます。紙で受け取った領収書をスキャンする場合と、電子メールやウェブサイトで受け取った領収書を保存する場合では、確認する条件が異なります。
紙で受け取った領収書をスキャンする場合
紙の領収書を画像化して保存する場合は、画像が読めること、必要な情報を検索できること、入力や訂正の履歴を管理できることなどが重要です。法令上の要件を満たす方法でタイムスタンプを付けるか、訂正・削除を防止する仕組みを備えたシステムを利用します。
画像がぼやけて金額や取引先を確認できない場合や、必要な項目を検索できない場合は、システムに保存しただけでは十分とはいえません。原本の廃棄についても、保存要件を満たしたことを確認し、社内の運用ルールに従って判断します。
メールやウェブサイトで受け取った領収書の場合
PDFの領収書や、ウェブサイトからダウンロードした領収書は、最初から電子データで受け取った「電子取引データ」に当たることがあります。この場合、紙に印刷したものだけを保存するのではなく、原則として電子データを保存しなければなりません。
このケースでは、紙の領収書をスキャンするための機能ではなく、受信したPDFなどを改変できない状態で保存する機能、訂正・削除履歴を管理する機能、検索機能が重要です。メールの添付ファイルを保存する場合と、システム上で領収書を発行・受領する場合でも、対応方法が異なることがあります。
システム選びで確認する項目
導入時は「タイムスタンプ対応」という表示だけで決めず、実際の保存方法と自社の経費精算手順が合うかを確認します。
- 紙の領収書と電子データの両方に対応しているか：スマートフォン撮影、スキャン、PDF保存など、必要な取り込み方法を確認します。
- タイムスタンプの方式が明確か：法令上の保存要件に対応するタイムスタンプなのか、単なる登録日時の記録なのかを区別します。
- 訂正・削除の履歴が残るか：登録後の変更を禁止するだけでなく、変更者、変更日時、変更前後の内容を確認できるかを見ます。
- 検索条件を満たしているか：取引年月日、金額、取引先などで検索できるか、検索結果から画像を確認できるかを確認します。
- 領収書の内容を確認できる画質か：日付、金額、支払先、税率や消費税額などが判読できる必要があります。
- 承認記録を保存できるか：申請者、承認者、承認日、差し戻しの履歴を残せるかを確認します。
- 会計ソフトと連携できるか：金額や勘定科目を二重入力せずに済むか、連携後も領収書画像を参照できるかを確認します。
- 保存期間とデータの取り出し方法が明確か：契約終了後のデータ閲覧、エクスポート、バックアップの扱いも確認します。
導入前に行う確認手順
システムを選ぶ前に、現在の領収書の受け取り方と保存方法を整理すると、必要な機能を判断しやすくなります。
- 紙、メール、ウェブサイトなど、領収書の受け取り方法を一覧にする。
- 領収書を登録する担当者、承認する担当者、経理で確認する担当者を決める。
- 日付、金額、取引先など、経費精算で検索したい項目を決める。
- 候補システムの資料で、タイムスタンプまたは訂正・削除防止機能の内容を確認する。
- 実際の領収書を使って、撮影、申請、承認、検索、会計連携までを試す。
- 電子保存後に紙の原本を廃棄できる条件と、社内規程の変更が必要かを経理担当者や税務の専門家に確認する。
特に、無料トライアルやデモでは、登録画面だけでなく、登録後の領収書を変更したときの履歴、削除時の記録、検索結果の表示まで確認することが大切です。
タイムスタンプ付きなら紙の領収書を必ず捨てられるのか
必ず捨てられるとは限りません。紙の領収書を廃棄できるかどうかは、タイムスタンプの有無だけでなく、画像の要件、入力時期、訂正・削除防止、検索性、社内の事務処理などを含めた保存方法全体で判断します。
また、システムの設定が法令上の要件に対応していても、利用者が領収書を撮影せず金額だけを入力したり、画像を差し替えたりすれば、適切な保存にならない可能性があります。導入後は、撮影方法、登録期限、承認手順、原本の廃棄時期を社内規程に定めて運用します。
経費精算システムを選ぶときの結論
タイムスタンプ付き領収書を電子化できるシステムとは、領収書の画像やPDFを保存し、登録時点または訂正・削除の履歴を管理しながら、経費申請や検索まで行えるシステムです。
選ぶときは、「タイムスタンプがあるか」だけでなく、領収書の受け取り方法、電子帳簿保存法への対応範囲、検索機能、訂正・削除履歴、原本の扱いを確認してください。最初に自社の領収書を紙と電子データに分け、実際の精算手順を候補システムで試すことが判断の出発点です。
