経費精算で外貨を為替レートにより自動換算できる？

経費精算で外貨を為替レートにより自動換算することは可能です。ただし、利用している経費精算システムが外貨入力と為替レートの自動取得に対応している場合に限られます。対応していないシステムでは、為替レートや日本円換算額を手入力する必要があります。

外貨精算の自動換算でできること

外貨に対応した経費精算システムでは、外貨の金額を入力すると、登録された為替レートを使って日本円の金額を計算できます。

たとえば、米ドルで支払った経費について、次のように入力します。

この場合、計算上の換算額は「100米ドル×150円＝15,000円」です。ただし、これは説明用の計算例であり、実際に適用されるレートはシステムの設定や会社の経費精算規程によって異なります。

自動換算の可否は、システムの機能だけでなく、為替レートの取得方法や会社の運用ルールによって決まります。

まず、経費の金額を日本円だけでなく、米ドルやユーロなどの外貨で入力できる必要があります。通貨を選択する項目がないシステムでは、外貨精算に対応していない可能性があります。

外貨入力に対応していても、為替レートの取得まで自動とは限りません。システムによって、次のような違いがあります。

方式	特徴
為替レートの自動取得	指定した日付や期間のレートをシステムが取得して換算する
社内レートの自動適用	会社が登録した月次レートや固定レートを適用する
レートの手入力	利用者や経理担当者がレートを入力して換算する
換算額の手入力	利用者が日本円の金額を計算し、換算結果を入力する

「外貨対応」と表示されていても、為替レートの自動取得を意味するとは限りません。導入前に、レートの取得方法まで確認することが重要です。

為替レートには、利用日、請求日、決済日、カードの利用明細日など、複数の基準日が考えられます。システムがどの日付を基準に換算するかを確認してください。

たとえば、海外出張中に現金で支払った経費と、クレジットカードで後日請求された経費では、実際の日本円換算額が異なることがあります。会社の規程が「利用日のレート」を使うのか、「カード会社の請求額」を使うのかによって、処理方法も変わります。

システムが自動計算した金額を、そのまま経費として採用できるとは限りません。会社によって、次のようなルールが定められている場合があります。

そのため、機能上は自動換算できても、会社の規程と異なるレートが使われている場合は、経理担当者による修正や確認が必要です。

外貨に対応したシステムでは、通常、次のような順番で申請します。画面の名称や操作方法はサービスによって異なります。

申請後は、経理担当者がレートの基準日、換算額、証憑の内容を確認します。自動計算されていても、申請者が確認せずに確定できるとは限りません。

クレジットカードで外貨を支払った場合は、経費精算システムの為替レートではなく、カード会社の利用明細に記載された日本円の請求額を使う運用もあります。

一方で、会社が利用日の社内レートを使う規程であれば、外貨額に社内レートを掛けて換算します。この場合、カード会社の請求額との差額や海外事務手数料をどのように処理するか、会社の規程を確認する必要があります。

したがって、カード払いでは次の資料をそろえると確認しやすくなります。

経費精算システムで外貨精算を自動化したい場合は、次の項目を確認してください。