経費精算で電子帳簿保存法に対応するにはどこまで設定が必要？

経費精算で電子帳簿保存法に対応するには、経費精算システムに「電子帳簿保存法対応」と設定するだけでは足りません。電子データで受け取った証憑を電子データのまま保存し、検索・表示できる状態にすることと、紙の領収書をスキャンして保存するかどうかを分けて設定する必要があります。

特に重要なのは、領収書や請求書を「紙で受け取ったのか」「メールやWebサイトなどで電子的に受け取ったのか」です。受け取り方によって、必要な保存方法が変わります。

経費精算で最初に分けるべき3種類

経費精算の証憑は、次の3種類に分けると、どこまで設定が必要か判断しやすくなります。

電子帳簿保存法は、紙の領収書をすべてスキャンしなければならない制度ではありません。紙で受け取った領収書を紙のまま保存する運用も可能です。一方、電子取引で受け取ったデータは、原則として印刷した紙だけで済ませず、電子データを保存します。

最低限必要な設定は「電子データを保存・検索・表示できること」

経費精算システムでは、少なくとも次の項目を設定・確認します。法令上の保存要件と、社内の申請・承認に必要な設定は分けて考えることが大切です。

• 電子メールやWebサイトから取得した領収書・請求書のファイルを保存できる
• 保存したデータを後から確認できる
• 取引年月日、金額、取引先で検索できる
• データを画面で表示し、必要に応じて印刷できる
• 訂正や削除の履歴を残せる、または訂正・削除を防止できる
• 保存期間中にデータを失わないよう管理できる
• 経費申請と領収書などの証憑を結び付けられる

検索項目は、通常、取引年月日、取引金額、取引先です。システムで検索できない場合は、ファイル名やフォルダーの付け方で対応する方法もありますが、実際に税務調査などで求められた際、必要なデータをすぐに取り出せる運用にしておく必要があります。

電子データで受け取った経費の設定

メール添付のPDF、オンラインサービスからダウンロードした領収書、電子請求書などは、電子取引データに該当する可能性があります。この場合は、紙に印刷したものだけを保存する運用にしないことが重要です。

経費精算システムには、次のような運用を設定します。

1. 申請者が、メールやWebサイトから取得した元のファイルをアップロードする。
2. 申請日や取引日、金額、取引先を入力する。
3. アップロードした証憑と経費申請を1件ずつ関連付ける。
4. 承認後も、元の電子ファイルを削除・上書きしない。
5. 訂正や差し替えがあった場合は、履歴や理由を確認できるようにする。
6. 保存期間中、管理者が検索・表示・出力できることを定期的に確認する。

たとえば、PDFを画像に変換したり、ファイル名だけを変更したりすると、元データとの関係が分からなくなることがあります。変換や差し替えを行う場合は、元のファイルを残し、どのデータが取引の原本なのか分かる状態にします。

紙の領収書をスキャンする場合に必要な設定

紙の領収書を紙のまま保管するなら、スキャナ保存のための設定は必要ありません。紙を廃棄して画像データだけを残す場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。

スキャン保存を行う場合は、次の点を確認します。

• 領収書の文字や金額を判読できる画質で保存する
• いつ、どの取引の証憑を取り込んだか確認できる
• スキャン後の画像を勝手に修正・削除できないようにする
• 訂正・削除した場合に、その履歴や理由を確認できるようにする
• 申請データとスキャン画像を結び付ける
• 紙の原本を廃棄する社内ルールと、廃棄できる時期を定める

単にスマートフォンで撮影してアップロードしただけで、紙の原本をすぐ廃棄できるとは限りません。利用するシステムがスキャナ保存に対応しているか、画像の確認方法や訂正・削除管理が要件を満たすかを確認してください。

法律上の対応と、社内運用で設定する項目は別に考える

電子帳簿保存法への対応に必要な項目と、経費の不正や入力ミスを防ぐための社内設定は同じではありません。

上長承認や二段階承認が設定されていても、それだけで電子帳簿保存法に対応できるわけではありません。逆に、法令上必要な保存機能があっても、社内の承認ルールが自動的に整うわけではありません。

経費精算システムを選ぶときの確認項目

導入前や設定変更時は、「対応」と表示されているかだけで判断せず、実際の操作と保存状態を確認します。

• PDFや画像など、実際に受け取る証憑形式を保存できるか
• 取引年月日、金額、取引先で検索できるか
• 複数条件での検索や金額範囲の検索ができるか
• 保存したファイルを後から差し替えた場合、履歴が残るか
• 管理者がデータを画面表示・印刷・出力できるか
• 退職者の申請データや過去年度のデータも確認できるか
• 保存期間中のバックアップや障害時の復旧方法があるか
• システムの操作説明書や訂正・削除防止に関する資料を取得できるか

ベンダーが「電子帳簿保存法対応」と説明していても、自社の契約プランや設定で対象機能が利用できるとは限りません。電子取引データの保存、検索、訂正・削除管理について、利用するプランと実際の操作方法を確認してください。

保存期間と社内ルールも決めておく

電子帳簿保存法だけでなく、法人税や所得税の帳簿・書類の保存義務も関係します。保存期間は会社の税務上の状況などで変わるため、一般的な保存期間だけでなく、自社に適用される期間を確認します。

社内規程には、少なくとも次の内容を定めておくと運用しやすくなります。

• 電子データを受け取った場合の提出方法
• 紙の領収書をスキャンする場合の方法
• 入力する日付、金額、取引先の基準
• 誤登録や差し替えが必要になった場合の処理方法
• 原本や電子データを保存する担当者
• 保存データを確認・出力する手順
• 退職や異動があった場合のアカウント管理

結論：まずは証憑の受け取り方と保存方法を決める

経費精算で電子帳簿保存法に対応するために、最初からすべての紙領収書をスキャンする必要はありません。まず、電子で受け取った証憑は電子データで保存すること、紙の証憑は紙保存かスキャン保存かを決めることが出発点です。

そのうえで、取引年月日・金額・取引先で検索できること、画面表示や出力ができること、訂正・削除を管理できることを確認します。最後に、利用中のシステムの契約プランと自社の保存・承認ルールが一致しているかを、実際の経費申請でテストしてください。