経費精算の紙保管は、条件を満たせばやめられます。ただし、紙の領収書をスキャンして保存する場合と、メールやWebサイトで受け取った領収書を保存する場合では、電帳法上の扱いが異なります。
特に、PDFや電子メールで受け取った領収書は、印刷した紙だけを保管する方法では不十分です。受け取った電子データを、電帳法の要件に沿って保存する必要があります。
経費精算で紙保管をやめられるケース
経費精算の証憑（しょうひょう）を紙で保管しない方法は、主に次の2つです。
| 領収書の受け取り方 | 紙保管をやめる方法 | 注意点 |
|---|---|---|
| 紙の領収書を受け取る | スキャナ保存の要件を満たして画像データで保存する | 単に撮影して紙を捨てるだけでは不可 |
| PDF・メール・Webサイトなどで受け取る | 受け取った電子データを電子取引データとして保存する | 印刷した紙だけを保存しても代用できない |
つまり、紙の領収書は要件を満たして電子化すれば、紙を廃棄できる場合があります。一方、電子で受け取った領収書は、最初から電子データを保存する必要があります。
紙の領収書をスキャンして廃棄する場合
紙の領収書を捨てるには、スキャナ保存の要件を満たして保存し、保存後のデータを確認できる状態にしておく必要があります。
経費精算システムや会計ソフトに画像を登録するだけで、直ちに紙を廃棄できるとは限りません。保存した画像の改ざん防止、見読性、検索性など、電帳法の要件を確認してください。
確認したい主な要件
- 領収書の内容を後から確認できる解像度・画質で保存されている
- 保存した画像がいつ、どの取引のものか分かる
- 画像の訂正や削除などの履歴を管理できる、または改ざんを防ぐ仕組みがある
- 取引年月日、金額、取引先などで検索できる
- 税務調査などで画面表示・出力ができる
- 社内で登録者や承認者、保存方法を定めている
また、紙の領収書をスキャンした後に、誰がいつ確認したかを記録する運用が必要になる場合があります。利用するシステムがスキャナ保存に対応しているか、製品の仕様と社内規程を確認してください。
PDFやメールの領収書は紙に印刷して保管できる？
電子データを紙に印刷するだけでは、電子取引データの保存要件を満たせない可能性があります。メール添付のPDF、Webサイトからダウンロードした領収書、クレジットカードの利用明細データなどは、元の電子データを保存する必要があります。
例えば、取引先からメールでPDFの領収書を受け取った場合は、次のように扱います。
- メール本文や添付ファイルなど、取引の事実を確認できる電子データを保存する
- 取引日、金額、取引先などの情報を整理する
- 必要な検索や表示ができる状態にする
- 訂正・削除を防ぐ仕組み、または訂正・削除の履歴を確認できる運用を整える
- 紙に印刷した場合でも、電子データを削除せずに保存する
紙に印刷したものを補助資料として使うことはできますが、紙だけを正式な保存先にすることは避けてください。
経費精算システムを導入すれば自動的に電帳法対応になる？
システムを導入しただけで、すべての電帳法対応が完了するわけではありません。システムの機能と、実際の社内運用が要件を満たしている必要があります。
選定時は、次の点を確認します。
- 紙の領収書を撮影・登録する機能があるか
- 電子取引のPDFや画像を原本データとして保存できるか
- 登録後の訂正・削除履歴を管理できるか
- 取引年月日、金額、取引先などで検索できるか
- 領収書と経費申請を関連付けて表示できるか
- 保存期間中にデータを閲覧・出力できるか
- 退職者のアカウントや権限を含めて管理できるか
- サービス終了時や乗り換え時にデータを取り出せるか
「電帳法対応」と表示されていても、スキャナ保存、電子取引、電子帳簿のどの範囲に対応しているのかはサービスごとに異なります。導入前に、経費精算で使う証憑の種類と保存方法を照らし合わせてください。
紙保管をやめるための社内手順
いきなり紙をすべて廃棄するのではなく、証憑の種類ごとに保存方法を決めると運用しやすくなります。
- 領収書の受け取り方法を分類する
紙、メール添付PDF、Webダウンロード、クレジットカード明細などに分けます。 - 証憑ごとの保存先を決める
紙はスキャナ保存、電子データは電子取引データとして保存するなど、原本に応じた保存方法を定めます。 - 検索項目を統一する
少なくとも取引年月日、金額、取引先を、同じ形式で登録できるようにします。 - 訂正・削除の扱いを決める
申請後の修正や差し替えを誰が行えるか、履歴をどう残すかを決めます。 - 承認後の保存完了を確認する
画像が開けるか、申請と領収書が一致するか、検索できるかを確認します。 - 一定期間試験運用する
税務調査を想定して、過去の領収書を条件検索し、すぐに表示・出力できるか確認します。 - 紙を廃棄する基準を決める
スキャン漏れや画質不良がないことを確認した後に廃棄するなど、社内ルールを明文化します。
紙を廃棄する前に確認すべきこと
次のいずれかに当てはまる場合は、紙をすぐに捨てないほうが安全です。
- スキャン画像が読みにくい、欠けている、別の領収書と取り違えている
- 電子化したデータを訂正・削除から守る仕組みがない
- 取引日、金額、取引先を検索できない
- 領収書の原本データと経費申請の内容が一致しない
- 電子化した後の確認担当者や確認方法が決まっていない
- システムの契約終了後も保存期間中のデータを取り出せるか分からない
- 税務・会社法など、電帳法以外の保存義務を確認していない
電帳法の要件を満たしていても、社内規程や取引先との契約、監査上のルールによって紙の保管が必要になる場合があります。税務上の紙保管をやめられるかだけでなく、自社の保存義務全体を確認してください。
経費精算の紙保管をやめる判断
判断のポイントは、領収書の受け取り方です。紙の領収書は要件を満たしてスキャナ保存できれば紙を廃棄できる場合があり、電子で受け取った領収書は電子データを保存する必要があります。
まずは、現在の領収書を「紙」と「電子」に分類し、それぞれについて保存先、検索方法、訂正・削除の管理、保存期間中の閲覧方法を決めてください。これらを確認できない状態で、紙だけを先に廃棄するのは避けましょう。
