経費精算システムを導入すると、インボイス対応の事務作業は楽になる可能性があります。領収書の回収、適格請求書（インボイス）に必要な項目の確認、仕入税額控除の対象判定、電子データの保存などをまとめて管理できるためです。
ただし、システムを導入しただけでインボイス制度に自動対応できるわけではありません。対応機能の範囲や、従業員が領収書を提出する運用、経理担当者による最終確認が必要です。
経費精算システムでインボイス対応が楽になる理由
経費精算システムを使うと、紙やメールで個別に集めていた領収書と申請情報を、一つの画面で確認しやすくなります。特に、次の作業を減らせる点がメリットです。
- 領収書や請求書をスマートフォンなどから提出できる
- 領収書画像の文字を読み取り、日付や金額を入力できる
- 適格請求書発行事業者の登録番号を確認できる場合がある
- 税率や課税区分を申請画面で選択できる
- 申請、承認、経理処理の状況を一元管理できる
- 電子データの検索や保存をしやすくできる
これらの機能により、経理担当者が領収書を一枚ずつ確認して入力する負担や、記載漏れを申請者へ差し戻す回数を減らせます。
システム導入だけではインボイス対応が完了しない理由
インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、原則として一定の事項が記載された帳簿と請求書などを保存する必要があります。経費精算システムは確認や保存を支援しますが、領収書自体の内容が不足している場合まで補えるわけではありません。
例えば、次のような点はシステム導入後も確認が必要です。
- 取引先が適格請求書発行事業者として登録されているか
- 領収書や請求書に登録番号が記載されているか
- 取引年月日、取引内容、税率ごとの金額や消費税額などが確認できるか
- その支出が会社の課税仕入れに該当するか
- 税率や課税区分の選択が正しいか
- 領収書の画像が不鮮明でなく、後から内容を確認できるか
OCR（画像から文字を読み取る機能）があっても、読み取り結果が必ず正しいとは限りません。登録番号や金額、税率などは、読み取り後に原本または画像と照合する運用が必要です。
どの機能があるとインボイス対応に役立つか
導入前には、単に「インボイス対応」と書かれているかだけでなく、どの作業を支援できるのかを確認してください。
| 確認する機能 | 役立つ場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 領収書・請求書のアップロード | 紙の書類や電子データを申請に添付できる | 対応するファイル形式や容量を確認する |
| OCR入力 | 日付、金額、取引先などの入力を省力化できる | 読み取り結果の確認は必要 |
| 登録番号の確認 | 適格請求書発行事業者か確認しやすくなる | 確認方法、更新頻度、対象範囲を確認する |
| 税率・税区分の設定 | 標準税率、軽減税率などを申請時に管理できる | 自社の経理ルールに合わせて設定する必要がある |
| 承認ワークフロー | 上長や経理担当者が内容を確認できる | 誰が何を確認するかを決める必要がある |
| 電子データの保存・検索 | 保存した領収書や請求書を後から探しやすい | 電子帳簿保存法への対応範囲を確認する |
特に重要なのは、登録番号の確認、税区分の管理、証憑の保存と検索です。ただし、これらの機能があっても、すべての取引に同じ方法が使えるとは限りません。
経費精算システムを選ぶときの確認ポイント
インボイスの記載項目をどこまで確認できるか
領収書や請求書から、取引先名、登録番号、取引日、金額、税率、消費税額などを読み取れるか確認します。読み取りだけでなく、記載漏れや登録番号の不一致を知らせる機能があるかも重要です。
立替経費と法人カードの両方に対応できるか
従業員の立替払いと法人カードの利用では、証憑の集め方や申請方法が異なることがあります。自社で使う支払方法をすべて扱えるか確認してください。
電子帳簿保存法への対応範囲
メールなどで受け取った請求書や領収書を電子データのまま保存する場合、保存方法や検索要件などの確認が必要です。システムが電子取引データの保存に対応していても、保存期間や社内の運用設定まで自動で決まるとは限りません。
仕訳や会計ソフトと連携できるか
経費申請の内容を会計ソフトへ連携できると、経費精算後の仕訳入力を減らせます。ただし、勘定科目や税区分が正しく連携されるよう、導入時に設定とテストが必要です。
料金だけでなく導入後の負担も比べる
料金を比較するときは、月額料金だけでなく、初期設定費用、利用人数による追加料金、オプション機能、サポート費用なども確認します。安価でも、インボイス確認や電子データ保存を別の方法で行う必要があれば、実際の作業負担は減らないことがあります。
導入後に必要な社内ルール
経費精算システムの効果を出すには、申請者が正しい証憑を提出できるようにルールを決める必要があります。
- 経費を使った従業員が、領収書や請求書を決められた期限までに提出する
- 領収書の画像を、文字や登録番号が読める状態で撮影する
- 取引先、取引日、金額、税率などを申請画面で確認する
- 登録番号がない場合や内容が不明な場合は、経理担当者へ確認する
- 承認者が業務との関係や金額だけでなく、証憑の内容も確認する
- 経理担当者が税区分と仕訳を確認し、必要なデータを保存する
「登録番号がない領収書はすべて経費にできない」とは限りません。経費として処理できるか、仕入税額控除の対象にできるか、帳簿のみの保存が認められる取引に該当するかは別の問題です。取引の内容や自社の課税関係に応じて判断してください。
経費精算システムの導入が向いている会社
次のような会社では、導入によってインボイス対応に伴う確認や入力の負担を減らしやすいと考えられます。
- 従業員が多く、領収書の回収や確認に時間がかかっている
- 紙、メール、チャットなど複数の方法で証憑を受け取っている
- 税率や登録番号の確認を手作業で行っている
- 経費精算後の会計ソフトへの再入力が発生している
- 電子データの保存場所や検索方法が決まっていない
一方、経費の件数が少なく、現在の方法で証憑の確認と保存が正確にできている会社では、導入費用や設定作業が負担になる場合もあります。件数だけでなく、現在かかっている確認時間と、導入後に減らせる作業を比べて判断することが大切です。
導入前に行うべき確認
最初に、直近の経費精算で発生している作業を洗い出してください。領収書の回収、登録番号の確認、税区分の判断、承認、会計ソフトへの入力、保存と検索に分けると、システムに任せたい範囲が明確になります。
そのうえで、実際の領収書や請求書を使って、次の点をデモや試用で確認します。
- 登録番号や税率を正しく読み取れるか
- 不備のある領収書を見つけられるか
- スマートフォンから従業員が迷わず申請できるか
- 承認後に経理担当者が修正や差し戻しを行えるか
- 必要な証憑を取引日や金額などで検索できるか
- 会計ソフトへ税区分を含めて連携できるか
デモ用のサンプルだけでなく、自社で実際に受け取る領収書を使って確認すると、導入後の差し戻しや手作業を予測しやすくなります。
まとめ
経費精算システムの導入で、インボイス対応に必要な領収書の回収、項目入力、登録番号の確認、保存、会計処理は楽にできる可能性があります。
ただし、システムは対応を支援するものであり、導入だけで制度上の判断が完了するわけではありません。自社の取引で必要な確認項目を整理し、登録番号・税率・証憑保存・会計連携の機能を実際の書類で確認してから選ぶことが重要です。
