経費精算システムがすべてJIIMA認証に対応しているわけではありません。JIIMA認証を取得した製品もありますが、認証の有無や対象機能はサービスごとに異なります。導入を検討しているシステムについて、公式サイトやJIIMAの認証製品一覧で個別に確認する必要があります。
JIIMA認証とは
JIIMA認証は、電子帳簿保存法に関係するソフトウェアやサービスが、法令上の要件に対応しているかを確認する制度です。認証の対象には、電子取引データを保存する機能や、紙の領収書などをスキャナ保存する機能に関係する区分があります。
そのため、「経費精算システム」という名称だけで、JIIMA認証に対応しているとは判断できません。経費精算システム内の領収書保存機能や申請・承認機能などが、どの認証区分の対象になっているかを確認します。
経費精算システムのJIIMA認証はサービスごとに異なる
経費精算システムの対応状況は、次のように分かれます。
| 確認する項目 | 見るべき内容 |
|---|---|
| 認証の有無 | JIIMA認証を取得しているか |
| 認証区分 | 電子取引データの保存、スキャナ保存など、どの区分か |
| 対象製品 | サービス全体が対象か、特定のプランや機能だけが対象か |
| 対象バージョン | 現在利用するバージョンや提供形態が認証の対象か |
| 対象となる証憑 | 領収書、請求書、カード明細など、保存したい書類が対象か |
「電子帳簿保存法に対応」と書かれていても、それだけでJIIMA認証を取得しているとは限りません。法令対応をうたう製品と、JIIMA認証を取得した製品は、分けて確認してください。
JIIMA認証に対応しているか確認する方法
導入候補の経費精算システムは、次の順番で確認すると判断しやすくなります。
- サービスの公式サイトで、「JIIMA認証」「電子帳簿保存法」「スキャナ保存」「電子取引」などの説明を確認します。
- JIIMA認証の名称だけでなく、認証番号、認証区分、対象製品名が掲載されているか確認します。
- 自社が保存したい証憑と、利用予定のプラン・機能が認証の対象に含まれるか確認します。
- 認証取得後に製品の仕様やバージョンが変更されていないか、サービス提供会社に問い合わせます。
- 社内の保存方法や運用が、システムの認証対象機能に沿っているか確認します。
公式サイトに「対応予定」「申請中」「一部機能のみ対応」と書かれている場合は、取得済みのJIIMA認証と同じ意味には扱わないようにします。
JIIMA認証があれば、何もしなくても要件を満たせるのか
JIIMA認証を取得したシステムでも、利用者側の設定や運用が不要になるわけではありません。認証は、対象となるソフトウェアが一定の要件に対応していることを示すものです。
実際の運用では、保存する証憑の種類、入力する項目、申請・承認の流れ、訂正や削除の管理方法などを、自社の業務に合わせて設定します。認証対象外の機能で保存したり、対象外の方法でデータを扱ったりすると、認証の対象機能を利用したことにはならない場合があります。
また、JIIMA認証の有無だけで、自社の電子帳簿保存法への対応がすべて完了すると判断することもできません。システムの仕様と自社の保存ルールが合っているかを、経理担当者や税務に詳しい専門家と確認することが大切です。
判断するときの結論
経費精算システムは、サービスごとにJIIMA認証の取得状況が異なるため、「経費精算システムなら対応している」とは言えません。候補製品の公式情報やJIIMAの認証製品情報で、認証区分、対象機能、対象プラン、対象バージョンを確認してください。
特に、領収書をスマートフォンで撮影して保存するのか、メールやダウンロードで受け取った請求書を保存するのかによって、確認すべき機能が変わります。まずは自社で保存する証憑の種類を整理し、その条件に合う認証対象製品かを確認するのが最初の手順です。
