経費BANKと弥生会計の連携では、経費BANKで申請・承認した経費の内容を会計データとして出力し、弥生会計へ取り込む運用が中心です。手入力を減らし、経費の申請情報を仕訳処理に利用できる一方、リアルタイムで自動同期できるか、連携できる項目や方式は契約プラン・製品の種類・設定によって異なります。
経費BANKと弥生会計の連携でできること
承認済みの経費を仕訳データに利用できる
経費BANKに登録された経費の金額、利用日、勘定科目、税区分などをもとに、弥生会計へ取り込むための会計データを作成できます。
経費を申請するたびに弥生会計へ同じ内容を入力する必要がなくなるため、二重入力の削減が期待できます。ただし、どの項目を仕訳に反映できるかは、経費BANK側の設定や弥生会計側の取込形式によって変わります。
申請・承認の情報と会計処理を分けて管理できる
経費BANKでは、従業員による申請、上長や経理担当者による承認、証憑の確認などを行い、弥生会計では承認済みの取引を会計帳簿へ登録する、といった役割分担ができます。
この運用にすると、未承認の申請を誤って会計処理することを防ぎやすくなります。実際にどの段階のデータを出力対象にするかは、社内の承認ルールに合わせて設定します。
勘定科目や税区分を仕訳に反映できる
経費BANKで登録した勘定科目や税区分を、弥生会計の仕訳データに反映させられる場合があります。たとえば、交通費、消耗品費、交際費などの科目を使い分けておけば、弥生会計への取込後に修正する作業を減らせます。
ただし、経費BANKと弥生会計で勘定科目名、補助科目、税区分の設定が一致していないと、取込時にエラーになったり、意図しない科目へ登録されたりする可能性があります。
部門や摘要などの情報を引き継げる場合がある
設定や対応する取込項目によっては、部門、プロジェクト、支払先、利用者、摘要などを会計データに反映できる場合があります。
ただし、経費BANKに登録されている情報がすべて弥生会計へ引き継がれるとは限りません。弥生会計側の取込項目と、経費BANK側から出力できる項目を照合する必要があります。
連携の方式は「直接連携」か「データ取込」かを確認する
「連携」という言葉だけで、両方のサービスが常時自動同期するとは限りません。経費BANKと弥生会計の組み合わせでは、次のどちらの方式に対応しているかを確認することが重要です。
| 方式 | 概要 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 直接連携 | サービス間で会計データを送信する方式 | 対応する弥生会計の製品、対象プラン、送信できる項目 |
| データファイル取込 | 経費BANKからデータを出力し、弥生会計へ読み込む方式 | ファイル形式、取込手順、項目の対応、エラー時の修正方法 |
データファイルを使う方式では、経費BANKから出力したファイルを弥生会計へ取り込む作業が必要です。そのため、完全な自動連携を希望する場合は、対応方式を契約前に確認してください。
連携するときの基本的な流れ
実際の画面や操作名は製品・契約内容によって異なりますが、一般的には次の順番で設定します。
- 経費BANKと弥生会計で使用する勘定科目、補助科目、税区分、部門などを整理します。
- 経費BANK側で、経費の項目と会計上の科目を対応付けます。
- テスト用の経費を登録し、申請・承認まで完了させます。
- 連携対象のデータを出力、または弥生会計へ送信します。
- 弥生会計側で取込結果を確認し、金額、科目、税区分、摘要などに誤りがないか確認します。
- 問題がなければ、本番の経費データを対象期間ごとに処理します。
初回設定では、いきなり全件を取り込まず、少数のデータでテストすることが大切です。特に消費税の扱い、従業員立替の相手科目、法人カード払いの処理は、会社の会計ルールと一致しているかを確認してください。
連携しても自動化できない可能性がある作業
経費BANKと弥生会計を連携しても、会計処理のすべてが自動になるとは限りません。次の作業は、別途確認や手入力が必要になる場合があります。
- 連携対象外の項目や取引の入力
- 勘定科目や税区分の修正
- 従業員への立替金の精算処理
- 法人カードや口座の支払内容との照合
- 取込エラーが発生したデータの修正
- 月次締め後の修正仕訳や取消処理
また、経費BANKに証憑画像が保存されていても、その画像が弥生会計側で同じように閲覧できるとは限りません。証憑の引き継ぎ可否や保存場所も、連携項目とは別に確認が必要です。
連携前に確認する項目
導入前や設定変更前には、次の項目を確認すると、想定と実際の違いを減らせます。
- 利用中の弥生会計が連携対象の製品・バージョンか
- 契約している経費BANKのプランで連携機能を利用できるか
- 直接連携か、ファイル出力・取込か
- 連携できる勘定科目、補助科目、税区分、部門、摘要の範囲
- 申請中、差戻し、承認済みのうち、どの状態が連携対象か
- 証憑画像や申請者情報を引き継げるか
- 取込後に弥生会計側で修正が必要な項目は何か
- 連携設定や利用に追加料金がかかるか
特に「弥生会計」といっても製品の種類によって対応する連携方法が異なる可能性があります。利用中の製品名とバージョンを確認したうえで、経費BANKの対応条件を照合してください。
経費BANKと弥生会計の連携が向いているケース
経費申請の件数が多く、同じ内容を経費精算システムと会計ソフトの両方へ入力している会社では、連携による入力作業の削減を検討しやすくなります。
一方、取引件数が少ない場合や、弥生会計側で独自の仕訳ルールを細かく設定している場合は、連携後の確認や修正にかかる時間が大きくなることがあります。便利さだけでなく、現在の仕訳作業と比べて確認工程まで含めて効率化できるかで判断するとよいでしょう。
結論として、経費BANKと弥生会計の連携でできることは、承認済みの経費情報を会計データとして利用し、仕訳入力の重複を減らすことです。導入前には、連携方式、対象プラン、対応する弥生会計の製品、引き継げる項目を確認し、少数のデータで取込テストを行ってください。
