100人規模におすすめの経費精算システムは、申請・承認・会計連携を一つにまとめられるクラウド型です。ただし、社員100人全員が毎月使うのか、申請者だけが利用するのかで適した料金プランは変わります。
選ぶときは、料金の安さだけでなく、現在使っている会計ソフトとの連携、承認ルート、スマートフォン対応、法人カードや領収書の取り込み機能を確認しましょう。100人規模では、導入後の確認作業や管理負担まで含めて比較することが重要です。
100人規模におすすめの経費精算システムの条件
100人規模の会社には、次の条件を満たすシステムが向いています。
- 申請者と承認者を分けて登録できる
- 部署・役職・金額に応じた承認ルートを設定できる
- スマートフォンから申請できる
- 領収書の画像を添付・保存できる
- 会計ソフトへ仕訳データを連携できる
- 利用者数や申請数に応じた料金プランを選べる
- 操作履歴や承認履歴を確認できる
特に重要なのは、100人全員分の料金が必要なのか、実際に申請する人だけを課金対象にできるのかです。経理担当者や承認者を含めた登録方法もサービスによって異なるため、見積もりを取る際に確認してください。
会社の状況別に見るおすすめのタイプ
同じ100人規模でも、経費精算の件数や社内ルールによって適したシステムは異なります。
| 会社の状況 | おすすめのタイプ | 選ぶ理由 |
|---|---|---|
| 経費精算を紙やExcelで管理している | 基本機能が分かりやすいクラウド型 | 申請・承認・集計をまとめて効率化しやすい |
| 複数の部署や拠点がある | 承認ルートを細かく設定できるタイプ | 部署や役職ごとの承認ルールに対応しやすい |
| 営業職や出張が多い | スマートフォン・交通費精算に強いタイプ | 外出先から申請しやすく、入力の手間を減らせる |
| 法人カードの利用が多い | カード明細を取り込めるタイプ | 利用明細と領収書を照合しやすい |
| 会計ソフトをすでに利用している | 利用中の会計ソフトと連携できるタイプ | 経理担当者の転記作業を減らせる |
たとえば、紙の領収書が少なく、月の申請件数も少ない会社なら、複雑な機能を多く持つシステムは使いこなせない可能性があります。一方、拠点や承認者が多い会社では、料金の安さよりも承認設定や管理機能を優先したほうが運用しやすくなります。
比較するときに確認したい5つの項目
1．料金の計算方法
経費精算システムの料金は、月額固定、利用者数に応じた従量制、申請者数を基準にした料金など、サービスによって異なります。初期費用、月額基本料、利用者料金、オプション料金を分けて確認しましょう。
100人分の料金を比較するときは、次のように整理します。
月額費用＝基本料金＋利用者料金＋必要なオプション料金
仮に、申請者が100人ではなく60人だけの場合、全社員を課金対象とするサービスと、申請者だけを課金対象とするサービスでは月額費用が変わります。これは計算例であり、実際の料金は各サービスのプランと契約条件で確認が必要です。
- 申請者だけでなく、閲覧者や承認者も課金対象か
- 最低利用料金や最低契約人数があるか
- 会計連携や法人カード連携がオプションか
- 初期設定や導入支援に別料金がかかるか
- 契約期間や解約条件があるか
2．会計ソフトとの連携
経費精算の入力後に、経理担当者が会計ソフトへ手入力しているなら、会計連携の効果が大きくなります。連携方法には、仕訳データの出力、API連携、CSV取り込みなどがあります。
確認するのは「連携できるか」だけではありません。勘定科目、税区分、部門、プロジェクト、取引先などをどこまで引き継げるかも確認してください。連携後に手修正が多いと、期待したほど作業時間が減らないことがあります。
3．承認ルートの設定
100人規模では、部署、役職、金額、拠点によって承認者が変わることがあります。そのため、固定の承認者を1人登録するだけでなく、条件分岐に対応できるかを確認しましょう。
最低限、次のような設定を試すと比較しやすくなります。
- 一般社員の申請を直属の上司が承認する
- 一定額を超えた申請だけ部門長が承認する
- 特定の費目は経理担当者が確認する
- 申請者本人が承認者にならないようにする
- 承認者が不在のときに代理承認できる
4．領収書と交通費の処理
領収書の画像添付、文字の読み取り、交通系ICカードや乗換検索との連携が必要かを確認します。機能があっても、読み取った内容を毎回修正するなら、実際の負担は小さくなりません。
導入前に、自社でよく使う領収書や交通費の申請を試し、次の点を確認してください。
- スマートフォンで領収書を撮影しやすいか
- 日付、金額、支払先を正しく入力できるか
- 電車、バス、タクシーなどの交通費に対応できるか
- 定期区間を差し引いて計算できるか
- 紙の領収書を後から確認できるか
5．管理とセキュリティ
経費精算には、社員名、取引先、領収書、銀行口座などの情報が含まれる場合があります。管理者権限の設定、操作履歴、データの保存期間、退職者のアカウント処理を確認しましょう。
また、会社の規程に合わせて、申請期限、事前申請、添付必須、上限額などを設定できるかも重要です。機能の有無だけでなく、設定変更を誰が行えるかまで確認すると、導入後のトラブルを減らせます。
100人規模で避けたい選び方
最も安いサービスだけで決めると、導入後に必要な機能が足りず、別の作業が増えることがあります。特に、次の選び方には注意が必要です。
- 利用者数だけで料金を比較する
- 会計ソフトとの連携方法を確認しない
- 承認ルートを1パターンだけで判断する
- 担当者だけが操作して、一般社員の使いやすさを試さない
- 無料トライアルで実際の領収書や申請規程を使わない
100人規模では、経理担当者だけでなく、営業、管理職、各部署の申請者にも操作してもらうことが大切です。入力する人が使いにくいシステムは、導入後も紙やメールでの申請が残る可能性があります。
導入前に行う比較手順
候補を絞るときは、次の順番で確認すると判断しやすくなります。
- 社員数、実際の申請者数、承認者数を分けて整理する
- 月間の申請件数と、交通費・出張費・交際費などの内訳を確認する
- 現在利用している会計ソフトや法人カードを一覧にする
- 必要な承認ルートを2〜3パターン作る
- 候補の料金を、初期費用・月額費用・オプションに分けて比較する
- 実際の領収書と社内ルールを使って操作を試す
- 導入後の問い合わせ窓口、設定支援、解約条件を確認する
無料トライアルやデモを利用できる場合は、単に申請が完了するかだけでなく、承認後に経理担当者がどのように仕訳処理するかまで確認してください。
結論：100人規模では「料金」と「運用のしやすさ」を一緒に比較する
100人規模におすすめなのは、申請者・承認者を分けて管理でき、会計ソフトと連携できるクラウド型の経費精算システムです。営業や出張が多い会社はスマートフォンと交通費機能、部署や拠点が多い会社は承認ルートを優先すると選びやすくなります。
まずは実際の申請者数、月間申請件数、現在の会計ソフト、必要な承認ルートを整理してください。その条件を候補サービスに伝え、100人全員で契約する場合と申請者だけで契約する場合の両方の見積もりを比較するのが、最初に行うべき作業です。
