freee経費精算を解約する前に、経費申請や精算の履歴をCSVなどで出力し、領収書などの添付ファイルを保存しておく必要があります。解約後に管理画面へログインできなくなったり、データを同じ方法で取得できなくなったりする可能性があるため、解約手続きより先に作業してください。
freee経費精算の解約前に出力するデータ
まず、将来の確認や会計・税務対応に必要なデータを洗い出します。最低限、次の情報を保存しておくと確認しやすくなります。
- 経費申請・精算の一覧
- 申請日、利用日、申請者、金額、勘定科目、税区分
- 承認者、承認日、申請や承認のステータス
- 支払日、支払方法、振込情報などの精算情報
- コメント、差し戻し履歴、修正履歴など、出力できる履歴情報
- 領収書や請求書などの添付ファイル
- 利用者、従業員、部門、プロジェクトなどの設定情報
CSVで出力できる情報と、画面上でしか確認できない情報、ファイルとして個別に保存する必要がある添付書類は分けて確認します。CSVを1種類保存しただけでは、領収書や承認履歴まで保存できているとは限りません。
データを出力する手順
実際の画面名やボタンの位置は、契約しているサービスや権限によって異なる場合があります。管理者権限のアカウントでログインし、経費精算に関する一覧画面と管理画面を順番に確認してください。
- 管理者アカウントでfreee経費精算にログインします。一般利用者の権限では、全社分の申請データや設定情報を出力できないことがあります。
- 経費精算の申請・精算一覧を開きます。期間を指定できる場合は、利用開始日から解約予定日までを対象にします。期間を分けて出力する場合は、対象期間が重複または欠落していないか確認します。
- 一覧の出力、エクスポート、CSVダウンロードなどの機能を使います。出力前に、申請中・承認済み・精算済み・却下など、すべてのステータスを対象にできるか確認してください。
- 必要な項目を含むCSVを保存します。ファイル名に対象期間、出力日、データの種類を入れると、後から管理しやすくなります。
- 領収書や請求書などの添付ファイルを保存します。CSVに添付ファイルそのものが含まれない場合は、画面から個別にダウンロードするか、サービスに一括ダウンロード機能があれば利用します。
- 承認履歴やコメントを確認します。一覧データに含まれていない場合は、画面表示をPDF化するなど、後から内容を確認できる形で保存します。
- 利用者や各種設定を記録します。従業員、部門、勘定科目、税区分、申請経路、権限など、解約後に確認したい設定があれば、画面の出力機能または画面保存を利用します。
- 保存したファイルを開き、件数と内容を確認します。CSVが文字化けしていないか、金額や日付が正しいか、添付ファイルを開けるかを確認してから解約します。
解約前に確認したい未完了の申請
解約前に、申請中、承認待ち、差し戻し中、未精算の経費が残っていないか確認してください。未完了の申請がある場合、解約後に承認や精算を続けられない可能性があります。
未完了の申請がある場合は、解約前に次のいずれかの対応を決めます。
- 通常どおり承認・精算を完了する
- 申請者や管理者に確認して、申請を取り下げる
- 未完了の状態と内容をCSVやPDFで保存し、別の方法で処理する
特に、解約日を先に決めてしまうと、解約日までに承認や出力が間に合わないことがあります。未完了データの有無を確認してから、解約日を設定してください。
CSVだけでなく添付ファイルも保存する
経費の一覧をCSVで保存しても、領収書の画像やPDFが自動的に保存されるとは限りません。CSVの申請番号や明細番号と、保存した領収書ファイルを対応付けておくことが重要です。
ファイル名は、たとえば「申請番号_利用日_申請者」のように統一します。複数の添付ファイルがある場合は、申請番号ごとのフォルダーにまとめると、後から探しやすくなります。
また、保存先のアクセス権限やバックアップも確認してください。経費情報には従業員名、金額、取引先などの情報が含まれるため、個人の端末や共有フォルダーに無制限で保存するのは避けます。
出力できたか確認する方法
解約手続きの前に、次の項目を確認します。
- 対象期間が、利用開始から解約予定日まで含まれている
- 申請中、承認済み、精算済み、却下など必要なステータスが含まれている
- CSVの行数と、管理画面に表示される件数が大きく違っていない
- 金額、日付、申請者、申請番号が正しく表示される
- 領収書や請求書などの添付ファイルを実際に開ける
- 承認履歴やコメントなど、必要な履歴が別途保存されている
- 保存したファイルを、解約後も管理できる場所に移している
CSVの件数が合わない場合は、期間、ステータス、部門、申請者などの絞り込み条件を確認してください。絞り込みが残っていると、一部のデータだけが出力されることがあります。
解約後にデータを取得できるかは事前確認が必要
解約後のデータ閲覧や再ダウンロードの可否、保存期間、再契約後にデータを確認できるかどうかは、契約内容やfreeeのサービス仕様によって異なります。未確認のまま「解約後も取得できる」と判断せず、解約前に管理画面の案内や契約条件を確認してください。
管理画面から必要なデータを出力できない場合は、解約手続きを進める前にfreeeのサポート窓口へ、次の点を確認します。
- 解約後もデータを閲覧・出力できる期間
- 申請データ、添付ファイル、承認履歴を一括で取得できるか
- 未完了の申請がある場合の扱い
- 再契約した場合に過去データを確認できるか
- 解約後のデータ保管や削除の時期
freee経費精算の解約前は、経費データをCSVで出力し、領収書などの添付ファイルと承認履歴を別途保存するのが基本です。保存後に件数・期間・ファイルの開き方を確認し、未完了の申請がないことを確かめてから解約手続きを行ってください。
