freeeの経費精算で代理申請を設定するには、管理者が代理で入力・申請する人を登録し、その後、代理申請者が申請対象者を指定して経費精算を作成します。ただし、利用プランや権限、freeeの画面構成によって表示されるメニュー名が異なる場合があります。
freeeの経費精算における「代理申請」とは
代理申請とは、経費を使った本人ではなく、別のメンバーが本人に代わって経費精算を入力して申請する機能です。
たとえば、営業担当者が領収書を提出し、経理担当者が本人の申請としてfreeeへ登録する場合に利用できます。代理で入力しても、通常は経費の申請者や負担先などの情報を指定して申請します。
なお、代理申請は、上長が不在のときに承認を代わる「承認者の代理設定」とは別の機能です。申請を代行したいのか、承認を代行したいのかを先に区別してください。
代理申請を設定する手順
1. 管理者権限でfreeeを開く
代理申請者の登録は、一般の申請者ではなく、事業所の設定を変更できる管理者権限が必要になることがあります。まず、管理者権限を持つアカウントでfreeeにログインします。
2. 経費精算の設定画面を開く
画面上部またはサイドメニューの「設定」から、経費精算に関する設定画面を開きます。画面によって、次のような名称で表示されます。
- 経費精算の設定
- 申請・承認の設定
- 代理申請者の設定
- メンバー・権限の設定
「代理申請」という項目が見つからない場合は、経費精算の設定だけでなく、メンバー管理や権限管理の画面も確認してください。
3. 代理申請をするメンバーを登録する
代理申請の設定画面で、代理申請を行うメンバーを追加します。一般的には、次の2者を指定します。
| 項目 | 指定する人 |
|---|---|
| 代理申請者 | 本人に代わって入力・申請する人 |
| 申請対象者 | 経費を使い、本人として申請される人 |
たとえば、経理担当者が営業担当者の経費を入力する場合は、代理申請者に経理担当者、申請対象者に営業担当者を指定します。登録する組み合わせを間違えると、代理申請の画面に対象者が表示されないことがあります。
4. 設定を保存する
対象者と代理申請者を指定したら、「追加」「登録」「保存」などのボタンを押して設定を確定します。設定後、代理申請者のアカウントでログインし直すと、代理申請の操作が反映される場合があります。
代理申請者が経費を申請する方法
管理者による登録が終わったら、代理申請者は経費精算の作成画面から申請対象者を選んで申請します。
- 代理申請者のアカウントでfreeeにログインする。
- 「経費精算」または経費申請の作成画面を開く。
- 本人申請ではなく、代理申請の操作を選択する。
- 申請対象者として、経費を使ったメンバーを選択する。
- 日付、支払先、金額、勘定科目、税区分、領収書などを入力する。
- 申請経路や承認者を確認する。
- 内容に誤りがなければ申請を送信する。
申請画面に申請対象者の選択欄がない場合は、代理申請者としての登録が反映されていない可能性があります。一度ログアウトして再ログインし、対象者の登録内容と権限を確認してください。
代理申請ができないときの確認ポイント
代理申請の項目が表示されないときは、次の順番で確認すると原因を切り分けやすくなります。
- 代理申請者として正しいメンバーが登録されているか
- 申請対象者との組み合わせが正しく設定されているか
- 代理申請者に経費精算を作成する権限があるか
- 対象者がfreee上のメンバーとして登録されているか
- 利用中のプランやサービスで代理申請機能を利用できるか
- 申請経路や部門などの必須設定が不足していないか
- 設定変更後に再ログインしているか
管理者でも代理申請の設定項目が表示されない場合は、利用しているfreeeのサービス名が異なる可能性もあります。freee会計の経費精算、freee支出管理など、契約中のサービスと操作マニュアルの対象が一致しているか確認してください。
代理申請で間違えやすい点
代理で入力する人と、経費を使った本人を取り違えないことが重要です。代理申請者を申請者として登録すると、経費を使った本人の申請実績や承認経路が正しく処理されない可能性があります。
また、代理申請を設定しただけで、領収書の提出や承認が不要になるわけではありません。通常の経費精算と同じように、領収書、支払日、金額、取引内容、承認経路を確認してから申請してください。
freeeの代理申請設定で最初に行うこと
まず管理者権限で経費精算またはメンバー・権限の設定を開き、「誰が、誰の経費を代理申請するのか」を登録します。その後、代理申請者のアカウントで対象者を選択して経費精算を作成します。
メニュー名や利用可否が異なる場合は、代理申請者の登録状況、権限、契約中のfreeeサービスの順に確認すると判断しやすくなります。
