freeeの経費精算で電子帳簿保存法に対応すると、領収書や請求書を紙で保管する代わりに、スマートフォンやパソコンから取り込んだ電子データを保存・検索できます。申請・承認の履歴と経費データをまとめて管理できるため、経費精算から証憑（しょうひょう）の保存までを電子化しやすくなります。
ただし、対応できる範囲は利用しているfreeeのサービスやプラン、設定によって異なります。また、freeeを利用しているだけで自動的に法律上の要件をすべて満たすわけではありません。
freeeの経費精算でできること
freeeの経費精算を電子帳簿保存法に対応させると、主に次のような管理ができます。
- 紙の領収書やレシートを撮影して、経費申請に添付する
- メールやWebサイトで受け取った領収書・請求書の電子データを保存する
- 申請内容と領収書などの証憑を関連付けて管理する
- 申請・承認などの処理状況や履歴を確認する
- 保存した経費データや証憑を、条件を指定して検索する
- 会計処理と経費精算を連携させ、二重入力を減らす
つまり、単に画像をアップロードするだけではなく、誰が、いつ、何のために、いくら使ったかという経費情報と、その根拠となる証憑を一緒に管理できる点が重要です。
紙の領収書を撮影して保存できる
紙で受け取った領収書やレシートは、freeeの経費精算に画像を添付して申請する運用にできます。スマートフォンで撮影して申請できる場合は、外出先で受け取った領収書を後からまとめて入力する負担を減らせます。
ただし、撮影した画像を保存したからといって、すぐに紙を廃棄できるとは限りません。スキャナ保存として紙の原本を廃棄する場合は、画像が読み取れていることや、入力・保存の方法が要件を満たしていることを確認する必要があります。
撮影時に確認すること
- 領収書の全体が写っているか
- 日付、金額、発行者などの文字を読めるか
- 影や反射、ぼやけがないか
- 同じ領収書を重複して登録していないか
- 社内で定めた申請期限や承認手順に従っているか
画像が不鮮明な場合や、必要な情報が欠けている場合は、電子帳簿保存法への対応以前に、経費の内容を確認できない証憑になるおそれがあります。
メールやWebで受け取った領収書も管理できる
メールの添付ファイルやWebサイトからダウンロードした領収書・請求書は、電子取引データとして保存する必要があります。freeeの経費精算に添付して管理すれば、申請データと電子ファイルを結び付けて保管できます。
この場合、紙に印刷したものだけを保存するのでは不十分です。取引先から電子データで受け取った場合は、原則として受け取った電子データそのものを、改ざんされていないことを確認できる状態で保存する必要があります。
たとえば、次のようなデータが対象になることがあります。
- メールに添付されたPDFの請求書や領収書
- Webサイトからダウンロードした領収書
- クラウドサービス上で発行された請求書や利用明細
- 電子メール本文に記載された取引情報
メール本文に取引情報が記載されている場合など、ファイルだけを保存すればよいとは限りません。何を保存すべきか判断できないときは、取引先から受け取ったデータ全体を確認し、社内の保存ルールに従って保管します。
証憑と経費申請を結び付けて確認できる
freeeの経費精算では、領収書などの画像・電子ファイルを経費申請に添付して、申請内容と一緒に管理する運用ができます。
この運用にすると、経理担当者は申請金額だけでなく、証憑を見ながら内容を確認できます。申請者や申請日、勘定科目、取引先、金額などを確認しやすくなるため、紙の領収書を探す作業も減らせます。
ただし、freeeが画像から読み取った日付や金額が正しいとは限りません。OCR（画像から文字を読み取る機能）で入力された項目は、元の領収書と照合してから申請・承認することが大切です。
申請・承認の履歴を残せる
経費精算のワークフローをfreee上で運用すると、申請や承認の状況をシステム上で管理できます。誰が申請し、誰が承認したかを確認できるため、紙の申請書を回覧する場合よりも処理状況を追いやすくなります。
ただし、申請・承認の履歴が残ることと、電子帳簿保存法のすべての要件を満たすことは同じではありません。証憑の保存方法、検索要件、訂正・削除を防ぐ仕組みなども合わせて確認する必要があります。
保存したデータを検索しやすくできる
電子帳簿保存法では、保存した取引データを必要なときに検索できることが重要です。freeeで経費情報を登録する際に、取引日、金額、取引先などを正しく入力しておけば、条件を指定して経費や証憑を探しやすくなります。
たとえば、次のような条件で確認する運用が考えられます。
- 取引日や申請日
- 金額
- 取引先や支払先
- 申請者
- 勘定科目や部門
- 承認状況
実際に利用できる検索項目や検索方法は、契約しているサービス・プランや画面の仕様によって異なります。社内の経費精算データを使い、日付・金額・取引先などで目的の証憑を見つけられるかを事前に確認してください。
電子帳簿保存法への対応で注意すること
freeeを使う場合でも、電子帳簿保存法への対応には、システムの機能だけでなく社内の運用ルールが関係します。特に、次の点は分けて考える必要があります。
スキャナ保存と電子取引データ保存は別の制度
紙の領収書をスキャンして保存する場合は、スキャナ保存の要件が関係します。一方、メールやWebから受け取ったPDFなどを保存する場合は、電子取引データの保存が関係します。
たとえば、紙の領収書を撮影した画像と、取引先から受け取ったPDFは、同じ「証憑の添付」でも保存に関する考え方が異なります。受け取った方法ごとに、どのデータを保存するかを社内で決めておく必要があります。
訂正・削除を防ぐ仕組みが必要
電子データは、後から内容を変更したり削除したりできるため、訂正・削除の履歴を確認できる機能や、訂正・削除を防ぐ事務処理規程などが必要になる場合があります。
freeeのどの機能や設定が自社の保存要件に対応するかは、利用中のサービスと契約プランを確認してください。機能名だけで判断せず、データの登録後に変更・削除した場合の扱いまで確認することが重要です。
紙の原本をすぐに捨てない
紙の領収書を撮影してfreeeに登録した場合でも、社内で画像の確認が完了する前に原本を廃棄するのは避けます。原本を廃棄する時期や確認担当者を、社内ルールとして決めておくと管理しやすくなります。
税務や社内監査で原本の扱いが問題になる可能性もあるため、保存方法に不安がある場合は、税理士や所轄税務署などに確認してください。
freeeで運用を始めるときの確認手順
freeeの経費精算を電子帳簿保存法に対応させるときは、次の順番で確認すると、登録後の運用ミスを減らせます。
- 証憑の受け取り方を分類する。紙で受け取る領収書、メール添付のPDF、Webからダウンロードする請求書などに分けます。
- 保存するデータを決める。紙を撮影した画像を保存するのか、受け取った電子ファイルを保存するのかを、受け取り方ごとに決めます。
- freeeの契約プランと利用機能を確認する。証憑の添付、検索、承認、履歴、データの訂正・削除に関する機能が自社の運用に適しているかを確認します。
- 入力項目と申請期限を決める。日付、金額、取引先など、検索に使う項目を正しく入力するルールを作ります。
- テスト登録する。紙の領収書と電子データをそれぞれ登録し、証憑を開けるか、入力内容が正しいか、条件検索で見つかるかを確認します。
- 原本の廃棄ルールを決める。紙を廃棄できる運用にする場合は、画像確認や承認の完了条件を明確にします。
freeeの経費精算で対応できる範囲を判断するポイント
freeeの経費精算で電子帳簿保存法に対応できるかは、単に領収書をアップロードできるかではなく、次の条件を満たす運用にできるかで判断します。
- 必要な領収書・請求書のデータを保存できる
- 経費データと証憑を結び付けて確認できる
- 日付、金額、取引先などから検索できる
- 訂正・削除の扱いを確認できる
- 申請・承認や原本廃棄の社内ルールを決められる
- 利用中のプランと機能が自社の保存対象に対応している
freeeの経費精算でできるのは、証憑の電子化、経費データとの関連付け、申請・承認、検索・管理を一つの流れにまとめることです。一方で、電子帳簿保存法への対応を完成させるには、freeeの機能確認と社内ルールの整備が必要です。まずは自社で扱う証憑を「紙」と「電子データ」に分け、保存・検索・訂正削除の方法を確認してください。
