freeeの経費精算は、法人カードを連携すれば立替をゼロにできる場合があります。ただし、法人カードで支払った経費だけが対象です。従業員が個人のクレジットカードや現金で支払った経費まで、自動的に立替ゼロになるわけではありません。
法人カード連携で立替ゼロにできる仕組み
法人カードをfreeeに連携すると、カードの利用明細を取り込み、経費の内容や勘定科目を登録する流れにできます。会社名義のカードを従業員に配布し、業務上の支払いをそのカードに集約すれば、従業員が自分のお金を一時的に負担する場面を減らせます。
この場合、支払い時点で代金を負担するのは従業員ではなくカード会社です。後日、会社がカード会社へ利用代金を支払うため、通常の個人立替に対する従業員への払い戻しは発生しません。
立替が発生しない基本的な流れ
- 会社名義の法人カードを用意する
- 対象となる従業員にカードを渡す
- 業務上の交通費、備品代、接待費などを法人カードで支払う
- 法人カードの利用明細をfreeeへ連携する
- 明細に領収書や利用目的を登録し、経費の内容を確認する
- 会社がカード会社へ利用代金を支払う
この流れが運用できれば、法人カードで支払った分については、従業員が経費を申請して給与などと一緒に払い戻しを受ける必要がなくなります。
法人カードを連携しても立替ゼロにならないケース
次のような支払いが残る場合、法人カードを連携しても会社全体の立替をゼロにはできません。
- 店舗が現金しか受け付けていない
- 個人名義のクレジットカードで支払った
- 従業員が自分の交通系ICカードやスマートフォン決済で支払った
- 法人カードの利用限度額を超えた
- 法人カードの利用対象外の費用だった
- カードを持っていない従業員が支払った
- カードが未発行、停止中、または利用できない状態だった
このような場合は、従来どおりfreeeで経費精算を行い、従業員へ立替分を支払う必要があります。したがって、法人カード連携によって実現できるのは、厳密には法人カードで支払った経費の立替ゼロです。
法人カード連携と経費精算の違い
法人カードの利用明細をfreeeへ取り込むことと、従業員の立替経費を精算することは、似ていますが処理が異なります。
| 項目 | 法人カードで支払った場合 | 個人のお金で支払った場合 |
|---|---|---|
| 支払者 | カード会社を通じて会社が負担 | 従業員が一時的に負担 |
| freeeで行うこと | カード明細の確認、経費内容の登録、証憑の添付など | 経費申請、承認、従業員への精算 |
| 従業員への払い戻し | 通常は不要 | 必要 |
| 立替の有無 | 従業員の立替は発生しにくい | 立替が発生する |
法人カード連携によって経費の記録や確認は効率化できますが、明細を取り込んだだけで経費処理が完了するとは限りません。取引先名、利用目的、部門、勘定科目、領収書などを社内ルールに沿って確認する必要があります。
立替ゼロを実現するために必要な条件
立替ゼロを目指すなら、カードを連携するだけでなく、支払い方法と社内運用をそろえることが重要です。
1. 法人カードで支払える範囲を決める
交通費、出張費、備品購入費、交際費など、法人カードを使う費用をあらかじめ決めます。現金払いが残る費用や、個人名義の契約が必要な費用は、立替ゼロの対象外として扱います。
2. 個人払いを原則として禁止または例外扱いにする
「原則として法人カードを使う」というルールだけでは、個人払いが続くことがあります。法人カードを使えない場合だけ個人払いを認め、その場合は通常の経費精算を行う、といった例外ルールまで決めておくと運用しやすくなります。
3. カード利用者と申請者を決める
従業員本人がカード明細を確認するのか、経理担当者がまとめて確認するのかを決めます。誰が利用目的を入力し、誰が領収書を添付し、誰が承認するのかが不明確だと、明細の取り込み後に処理が止まりやすくなります。
4. 領収書や証憑の扱いを決める
法人カードの利用明細が取り込まれても、社内規程や税務上必要な証憑の確認が不要になるとは限りません。領収書、請求書、利用目的などをどのように保存するか、事前にルール化してください。
5. freeeと法人カードの対応状況を確認する
カードの発行会社、カードの種類、契約しているfreeeのサービスやプランによって、連携方法や利用できる機能が異なる場合があります。導入前に、対象カードがfreeeの明細連携に対応しているか、利用明細をどの単位で取得できるか、必要な申込や設定があるかを確認しましょう。
法人カード連携で減らせるのは「立替」と「手入力」
法人カード連携には、従業員の立替を減らす効果だけでなく、経費の手入力を減らせる可能性もあります。カードの利用明細を取り込めれば、日付や金額を手入力する作業を省き、内容確認を中心とした処理にできます。
ただし、明細の取り込みは、経費の妥当性を自動で判断する機能とは異なります。私的利用が混ざっていないか、利用者や目的が正しいか、同じ経費を二重に登録していないかは、会社側で確認が必要です。
freeeの経費精算で立替ゼロを目指す場合の判断
次の条件を満たす会社であれば、法人カード連携によって立替を大きく減らし、法人カード利用分を立替ゼロに近づけやすくなります。
- 業務上の支払いの多くをカード決済できる
- 従業員が利用できる法人カードを用意できる
- 個人カードや現金での支払いを例外にできる
- カード利用明細をfreeeへ連携できる
- 明細確認、領収書の添付、承認の担当者を決められる
一方、現金払いが多い業種や、従業員が個人の交通系ICカードなどで支払うことが多い会社では、法人カード連携だけで立替をゼロにするのは難しいでしょう。この場合は、法人カードを使える経費から段階的に切り替える方法が現実的です。
結論として、freeeの経費精算は法人カード連携で「法人カード利用分の従業員立替」をなくせます。ただし、立替ゼロを会社全体で実現するには、カードの対応状況を確認したうえで、個人払いを減らす社内ルールと例外時の精算方法を整える必要があります。
