freee経費精算の交通系IC連携は、ICカードの利用履歴をfreeeに取り込み、電車やバスの交通費を経費申請へ利用する機能です。基本的には、freee経費精算で連携機能を開き、交通系ICカードの履歴を読み込み、対象の利用明細を選んで申請します。
ただし、対応するICカード、読み取り方法、利用できる機能は、利用しているfreeeのサービスや契約プラン、会社の設定によって異なる場合があります。画面に連携メニューが表示されないときは、管理者側の設定や対応状況を確認してください。
freee経費精算で交通系ICを連携する手順
交通系ICカードの利用履歴を取り込むときは、次の順番で操作します。実際のボタン名は、アプリやブラウザ版、freeeの仕様変更によって異なることがあります。
- freee経費精算にログインする
スマートフォンアプリまたはブラウザ版で、経費申請を行うアカウントにログインします。 - 経費申請または交通費の入力画面を開く
新しい経費申請を作成し、交通費を追加する画面へ進みます。 - 交通系ICカードの連携・利用履歴の読み取りを選ぶ
画面に表示される「ICカード連携」「利用履歴を読み取る」などの項目を選択します。表示されない場合は、交通費の入力画面や経費設定を確認してください。 - ICカードを読み取る
スマートフォンのNFC読み取り位置にICカードをかざします。読み取り中はカードを動かさず、完了するまで待ちます。 - 申請する利用明細を選択する
表示された利用日、乗車駅、降車駅、金額などを確認し、今回の経費に含める明細を選びます。 - 経費の内容を補足して申請する
訪問先、利用目的、勘定科目、部門、プロジェクトなど、会社で必要とされている項目を入力して申請します。
読み取りが完了しただけでは、経費申請が完了しないことがあります。最後に、対象明細・金額・利用目的などを確認し、申請ボタンを押して処理が完了したか確認してください。
連携前に準備するもの
交通系IC連携を使うには、対応するICカードと、履歴を読み取れる端末が必要です。特にスマートフォンで物理カードを読み取る場合は、端末がNFCに対応しているか確認してください。
- freee経費精算を利用できるアカウント
- 会社で利用を認められている交通系ICカード
- ICカードを読み取れるスマートフォンや対応端末
- 必要に応じて、freeeアプリや端末のNFC機能
- 交通費の利用目的や訪問先など、社内申請に必要な情報
スマートフォンに登録したモバイルICを使う場合と、カード型のICカードを使う場合では、連携方法が異なることがあります。カードをかざす画面が出ない場合は、モバイルIC対応の連携方法や、会社で指定された入力方法を確認してください。
取り込んだ履歴を経費申請に使う方法
取り込んだ利用履歴は、そのまま全件を申請するのではなく、業務で利用した明細だけを選択して使います。
業務利用の明細を選ぶ
利用履歴の一覧から、取引先への訪問や出張など、会社の経費に該当する移動を選択します。通勤や私用の移動が混ざっている場合は、申請対象から外してください。
利用目的を入力する
ICカードの履歴だけでは、移動の目的や訪問先までは分からないことがあります。履歴を取り込んだ後に、訪問先、商談名、業務内容などを社内ルールに従って入力します。
内容を確認して申請する
申請前に、利用日、経路、金額、片道・往復の区分、勘定科目を確認します。自動で取り込まれた情報でも、実際の移動内容と一致しているとは限らないため、誤りがあれば修正してから申請してください。
交通系IC連携ができないときの確認ポイント
ICカードを読み取れない場合は、端末、カード、アプリ、会社設定のいずれかに原因がある可能性があります。次の項目を順番に確認してください。
- スマートフォンのNFC機能が有効になっているか
- スマートフォンの読み取り位置にICカードを正しくかざしているか
- カードを読み取り中に動かしていないか
- freeeアプリが最新版になっているか
- freee経費精算へのログイン状態が切れていないか
- カードに利用履歴が記録されているか
- 会社で交通系IC連携が有効になっているか
- 利用しているICカードや端末が連携機能の対象か
何度試しても読み取れない場合は、無理に同じ操作を繰り返さず、利用履歴を手入力する方法があるか管理者に確認します。未対応のカードや端末を使っている場合、設定だけでは解決できないことがあります。
履歴が表示されない・古い場合の注意点
ICカードに記録されている利用履歴には、保存件数や保存期間の制限がある場合があります。長期間読み取っていない場合や、利用回数が多い場合は、古い履歴が表示されない可能性があるため、定期的に取り込むと管理しやすくなります。
また、ICカードの残額と経費金額は同じ意味ではありません。経費申請で使うのは、実際の乗車などにかかった利用明細であり、チャージ金額を交通費として申請するものではありません。チャージを経費にできるかどうかは、会社の経費規程に従って判断してください。
ICカード連携を使うときの判断基準
次の条件を満たす場合は、交通系IC連携を使うと入力の手間を減らしやすくなります。
- 会社がfreee経費精算で交通系IC連携を利用できる設定にしている
- 利用中のICカードと端末が対応している
- 業務利用と私用利用を明確に区別できる
- 読み取った後に利用目的や訪問先を入力できる
一方、連携メニューが表示されない、対応カードが分からない、会社が手入力を指定しているといった場合は、連携できると決めつけず、管理者に確認してください。freeeの画面に表示される機能だけでなく、社内の経費申請ルールも確認することが重要です。
freee経費精算の交通系IC連携で最初にすること
まず、freee経費精算の交通費入力画面を開き、「ICカード連携」や利用履歴の読み取り項目が表示されるか確認します。表示される場合は、ICカードを読み取り、業務利用の明細だけを選んで、利用目的などを補足して申請してください。
項目が表示されない場合は、端末の対応状況だけでなく、会社のfreee設定と利用中のプランも確認します。連携の可否が分からないままカードや端末を購入せず、先に管理者へ対応カード・読み取り方法・手入力の可否を確認するのが安全です。
