freeeの経費精算ワークフローで条件分岐はできる？

freeeの経費精算ワークフローでは、条件に応じて承認経路を分けられる場合があります。ただし、利用しているサービスや契約プラン、設定できる申請項目によって対応範囲が異なるため、すべての条件を自由に組み合わせられるわけではありません。

freeeの経費精算で条件分岐はできる

経費精算の申請内容に応じて、承認者や承認の流れを変える運用は可能です。たとえば、申請金額や申請者の所属などを基準に、必要な承認者を変えるといった使い方が考えられます。

条件分岐を使うと、少額の経費は直属の上司だけで承認し、高額な経費は部門責任者や管理部門の承認を追加する、といったルールを設定できます。

条件分岐で設定できる内容の例

実際に設定できる条件は、利用中のfreeeのサービスや画面で選択できる項目によって決まります。一般的には、次のような条件を使った承認経路の分け方が考えられます。

ただし、上表のすべてを同時に設定できるとは限りません。freeeの設定画面で利用できる条件項目と、契約中のプランで使えるワークフロー機能を確認する必要があります。

条件分岐を使うときの設定イメージ

たとえば、次のような社内ルールを設定するとします。

• 5万円未満：直属の上司が承認
• 5万円以上：直属の上司と部門長が承認
• 特定の費用：金額にかかわらず管理部門が確認

この場合は、申請金額や申請項目を条件にして、複数の申請経路を用意します。申請者が毎回経路を選ぶのではなく、申請内容に応じて適切な経路を選択できる設定にすると、経路の選び間違いを減らせます。

「条件分岐」と「承認者の追加」は別の機能

条件分岐では、条件に合う申請経路を選びます。一方、申請経路に承認者を追加するだけでは、申請内容によって経路を変える条件分岐にはなりません。

たとえば「すべての申請を上司と部門長が承認する」設定は、承認者が複数いるだけです。「5万円以上の場合だけ部門長を加える」設定にするには、金額などを条件にした経路の分岐が必要です。

設定前に確認する3つのポイント

1. 利用しているサービスとプラン

freeeには会計や支出管理など複数のサービスがあり、同じ「経費精算」でも利用できるワークフロー機能が異なることがあります。まず、自社が使っているサービス名と契約プランを確認してください。

2. 分岐に使える申請項目

金額、部門、勘定科目、申請フォームの項目など、どの項目を条件にできるかを確認します。社内で分けたいルールがあっても、freeeの条件項目として選択できなければ、その条件による自動分岐はできません。

3. 経路を選ぶ方法

申請者が経路を手動で選ぶ方式なのか、申請内容をもとに経路が自動で決まる方式なのかを確認します。手動選択の場合、設定上は複数の経路を用意できても、申請者が誤った経路を選ぶ可能性があります。

条件分岐がうまく動かないときの確認方法

1. テスト用の申請を作成し、分岐条件に使う金額や項目を入力します。
2. 想定した承認経路が選ばれているか確認します。
3. 条件の境界値を確認します。たとえば「5万円以上」と「5万円を超える」では、5万円ちょうどの扱いが異なります。
4. 申請者の所属や権限によって、承認者が正しく表示されるか確認します。
5. 実際の運用前に、少額・高額・例外的な申請をそれぞれ試します。

特に、条件が重なる場合は注意が必要です。複数の経路が同じ申請に当てはまると、どの経路が選ばれるか、または申請者が選択する必要があるかを事前に確認しておきましょう。

freeeで対応できない条件がある場合

freeeの標準機能で設定できない複雑な条件分岐は、申請経路を分ける、申請フォームの項目を整理する、承認後に管理部門が確認するなどの運用で補う方法があります。

ただし、設定画面に項目がない条件を、別の項目で代用すると、申請内容と承認経路の対応が分かりにくくなることがあります。自動化を優先するより、社内ルールを無理なく正確に運用できるかを基準に判断してください。

freeeの経費精算ワークフローで条件分岐を使えるかの結論

freeeの経費精算ワークフローは、申請金額や所属などの条件に応じて承認経路を分けられる場合があります。ただし、利用サービス、契約プラン、条件として使える申請項目によって可否が変わります。

まずは自社の設定画面で、申請経路の作成時に条件分岐や経路の自動選択に関する項目が表示されるか確認してください。表示されない場合は、契約プランや利用サービスの違いを確認したうえで、標準機能だけで実現できる範囲を整理するのが確実です。