マネーフォワード クラウド経費を解約する前にデータを出力する方法は？

マネーフォワード クラウド経費を解約する前に、経費明細や仕訳データをCSVなどで出力し、領収書・証憑ファイルは別途ダウンロードして保存します。解約後はログインや過去データの閲覧・出力ができなくなる可能性があるため、解約手続きの前にデータ保存を完了させることが重要です。

解約前に出力するデータ

最低限、次のデータを保存しておくと、解約後の確認や会計処理に使いやすくなります。

• 経費申請・経費明細
• 申請者、申請日、利用日、勘定科目、金額、支払先などの項目
• 承認状況や承認日
• 仕訳データ、仕訳帳、会計連携に使用したデータ
• 領収書や請求書などの添付ファイル
• 必要に応じて、利用明細や部門・プロジェクト別の集計データ

CSVなどの一覧データを出力しても、領収書の画像やPDFまで含まれるとは限りません。明細データと添付ファイルは、別々に保存する前提で確認してください。

マネーフォワード クラウド経費のデータを出力する方法

画面名やボタンの位置は、管理者権限、契約プラン、利用時期によって異なる場合があります。ログイン後、経費明細や仕訳の一覧画面で、CSV出力・エクスポート・ダウンロードに相当する機能を使って保存します。

1. 管理者または必要な権限を持つユーザーでログインする
   一般ユーザーでは、全社分のデータや仕訳データを出力できない場合があります。最初に、出力対象の期間と会社・事業所を確認します。
2. 経費明細や申請の一覧画面を開く
   対象期間をサービス利用開始時点から解約予定日までに設定し、必要に応じて部署、申請者、ステータスなどの絞り込みを解除します。
3. 一覧データをCSVなどで出力する
   出力対象に、利用日、申請日、金額、消費税、勘定科目、補助科目、部門、支払先、申請者、承認状況などが含まれているか確認します。出力項目を選べる場合は、後から検索・照合できる項目を含めます。
4. 仕訳データも別に出力する
   会計ソフトへ連携した仕訳や、経費精算の内容を会計処理に使っている場合は、経費明細とは別に仕訳データを保存します。仕訳番号、日付、借方・貸方科目、金額、税区分、摘要などが必要になることがあります。
5. 領収書・証憑の添付ファイルを保存する
   明細に添付された領収書や請求書を、一覧データとは別にダウンロードします。ファイル名に申請番号や利用日を含めるなど、どの明細に対応する証憑か分かる状態で整理します。
6. 出力結果を開いて確認する
   CSVが文字化けしていないか、対象期間の先頭・中間・末尾のデータが含まれているかを確認します。添付ファイルも実際に開き、破損や不足がないか確認します。

データ出力時に指定する期間

期間は、解約予定日までではなく、サービスを使い始めた時点から、未処理の申請がなくなる時点までを基本にします。すでに会計処理が終わった過去分も、後から確認が必要になる可能性があるため、保存対象から外すかどうかを社内で決めてください。

月単位や年度単位でしか出力できない場合は、期間を分けて複数回出力します。ファイル名には、たとえば「経費明細_2024年度」「仕訳_2025年4月」のように、対象期間とデータの種類を記載すると管理しやすくなります。

CSVデータと領収書ファイルは別に管理する

CSVには経費の金額や日付などが記録されますが、添付した領収書の内容を画像やPDFとして保存できるとは限りません。そのため、次の2種類を分けて保管します。

添付ファイルを一括で出力できない場合は、申請や経費明細ごとにダウンロードが必要になることがあります。出力機能の有無や一括ダウンロードの方法は、利用中の画面と権限で確認してください。

解約前に確認するチェック項目

• 未申請、申請中、差し戻し中の経費が残っていない
• 承認待ちの申請が残っていない
• 未処理の仕訳や会計連携データが残っていない
• 対象期間を指定して経費明細を出力した
• 仕訳データを必要な形式で出力した
• 領収書・請求書などの添付ファイルを保存した
• CSVの文字化け、欠損、重複がない
• 保存したファイルを別の場所にもバックアップした
• 保存後に、解約日とデータ閲覧の可否を契約管理者が確認した

解約後にデータを出力できるか

解約後もデータを閲覧・出力できるかは、契約状態、解約方法、アカウントの有効期間、権限などによって変わるため、一律には判断できません。「解約後に見られるはず」と考えず、解約手続きの前に必要なデータを保存してください。

解約申請を先に行ってしまった場合は、管理者画面や契約担当者向けの案内で、利用終了日とデータへのアクセス可否を確認します。出力できないデータがある場合は、サービス提供元への確認が必要です。

保存したデータの保管方法にも注意する

経費データや領収書には、取引先名、従業員名、金額などの情報が含まれることがあります。社内のアクセス権限を設定し、個人のパソコンだけでなく、会社が管理する保存先にもバックアップしてください。

税務・会計上の保存期間や保存方法は、事業者の状況や対象となる書類によって異なります。電子データの保存が必要な場合もあるため、保存期間や運用方法は、社内の経理担当者や税理士などに確認したうえで決めます。

最初に行うことは、マネーフォワード クラウド経費の解約画面を開くことではなく、管理者権限で経費明細・仕訳・添付ファイルを期間指定して出力し、実際に開けるか確認することです。その後、未処理の申請や会計連携がないことを確認してから、解約手続きを進めてください。