マネーフォワード クラウド経費は、モバイルSuicaの利用履歴を連携して取り込めます。ただし、対象になるのはモバイルSuicaで確認できる利用明細であり、チャージ金額をそのまま交通費として処理するものではありません。会社の契約プランや管理者設定によって、利用できる連携機能や操作画面が異なる場合があります。
モバイルSuicaの何を連携できる？
主に、モバイルSuicaで発生した電車・バスなどの利用履歴を、経費明細として取り込むために使います。取り込んだ明細は、利用日や金額を確認したうえで、経費申請に利用できます。
| 明細 | 経費としての扱い |
|---|---|
| 電車・バスの利用履歴 | 交通費の明細として確認・申請する |
| モバイルSuicaへのチャージ | チャージ時点で交通費にせず、実際の利用時に処理することが多い |
| 物販などの利用履歴 | 会社の経費ルールに従って勘定科目や申請対象を判断する |
チャージ時と乗車時の両方を経費にすると二重計上になるおそれがあります。自社の経理ルールで、チャージを仮払金などとして扱う場合は、そのルールを優先してください。
モバイルSuicaを連携する手順
実際の表示名は契約内容や画面の更新によって異なることがあります。一般的には、次の順番で設定します。
- マネーフォワード クラウド経費にログインします。
- 明細の連携設定、または連携サービスを管理する画面を開きます。
- 交通系ICカードやモバイルSuicaに関する連携先を選びます。
- 画面の案内に従って、モバイルSuicaの認証情報などを入力します。
- 連携後に取得された利用履歴を確認し、必要な明細だけを経費申請に使用します。
連携先の一覧に「モバイルSuica」が表示されない場合は、管理者側で連携機能が制限されている、契約プランの対象外である、または現在の連携方式に対応していない可能性があります。未対応と決めつけず、管理者に利用可否を確認してください。
連携できないときに確認すること
モバイルSuicaを連携できない場合は、次の点を順番に確認します。
- マネーフォワード クラウド経費のアカウントで、明細連携の操作権限があるか
- 会社の契約プランや管理者設定が、モバイルSuicaの連携に対応しているか
- 入力したモバイルSuicaの認証情報に誤りがないか
- モバイルSuica側の登録情報や認証方式が変更されていないか
- 連携期間の対象外になっている古い利用履歴ではないか
- 同じ明細をすでに取り込んでいないか
連携機能を使えない場合でも、利用履歴を確認して手入力できることがあります。また、サービス側が対応していれば、明細ファイルを使った取り込みが選択肢になる場合もあります。ただし、手入力やファイル取り込みの可否は、利用中の環境と管理者設定を確認してください。
連携後に経費申請するときの注意点
取り込んだ明細は、そのまま申請せず、利用日・区間・金額・訪問先・業務目的を確認します。特に、同じ日に複数の乗車履歴がある場合は、どの取引先や訪問先に対応する交通費なのかを整理してから申請すると、差し戻しを防ぎやすくなります。
また、モバイルSuicaのチャージ履歴と乗車履歴が両方表示される場合があります。会社の経理ルールに従い、実際の交通費として申請する明細を選んでください。
つまり、マネーフォワード クラウド経費とモバイルSuicaは、利用履歴を経費明細として連携できます。まずはクラウド経費の連携サービス一覧にモバイルSuicaが表示されるかを確認し、表示されない場合は契約プランと管理者設定を確認するのが最初の手順です。
