マネーフォワード クラウド経費は、電子帳簿保存法に対応するための経費精算・証憑管理に利用できます。ただし、サービスを導入するだけで自動的に法令対応が完了するわけではありません。保存する書類の種類や運用方法に合わせて、設定と社内ルールの整備が必要です。
マネーフォワード クラウド経費で対応できる保存方法
電子帳簿保存法では、領収書や請求書などの書類を保存する方法が主に分かれています。マネーフォワード クラウド経費は、経費精算に伴う領収書などの証憑を電子データで扱う用途に利用できます。
| 保存区分 | 対象の例 | クラウド経費での対応の考え方 |
|---|---|---|
| スキャナ保存 | 紙で受け取った領収書を撮影・スキャンしたデータ | 領収書を電子化して経費精算に添付する運用が対象になります |
| 電子取引データ保存 | メールやWebサイトから受け取ったPDFの請求書・領収書 | 電子データのまま保存し、後から確認・検索できる運用が必要です |
| 電子帳簿保存 | 会計帳簿や決算関係書類 | クラウド経費だけでなく、会計ソフトなど保存対象のシステムも確認が必要です |
このため、経費に関する領収書や請求書の保存には活用できますが、会社が扱うすべての帳簿・書類をクラウド経費だけで保存できるとは限りません。
導入すれば電子帳簿保存法への対応が完了するわけではない
電子帳簿保存法への対応では、システムの機能だけでなく、保存対象の整理、入力方法、訂正・削除の管理、検索方法なども確認する必要があります。
たとえば、次のような状態では、クラウド経費を使っていても運用上の確認が必要です。
- 電子メールで受け取った請求書を印刷し、元の電子データを保存していない
- 領収書の画像に取引日、金額、取引先などの情報がひも付いていない
- 保存したデータを後から訂正・削除できる仕組みや記録が整理されていない
- 税務調査などで必要なデータをすぐに検索・表示できない
- 紙の領収書と電子データのどちらを正式な保存対象にするか社内で決めていない
「対応機能があること」と「自社の保存方法が法令上の要件を満たしていること」は別です。契約するプランの機能や、現在の管理画面で利用できる機能も確認してください。
経費精算で確認したい電子帳簿保存法の要件
1. どの書類を保存するかを決める
まず、対象にする書類を整理します。たとえば、交通費の領収書、宿泊費の領収書、接待費のレシート、取引先から受け取った請求書などです。
紙で受け取った書類と、メールやWebサイトから電子データで受け取った書類では、確認する保存要件が異なります。特に、電子データで受け取った請求書や領収書は、紙に印刷するだけでは対応にならない場合があります。
2. 領収書の画像と経費情報を正しくひも付ける
スキャンや撮影した領収書を保存する場合は、画像だけでなく、取引日、金額、取引先などの情報を経費明細と正しくひも付けることが重要です。
入力した内容と領収書の記載が一致しているか、画像が読める状態か、重複して登録されていないかを申請・承認の段階で確認します。
3. 訂正・削除の履歴を管理する
電子データは、保存後に内容を自由に書き換えたり削除したりできる状態だと、真実性の確保が難しくなります。サービスに訂正・削除の履歴を管理する機能がある場合でも、実際の設定や権限が適切か確認してください。
申請後に明細や証憑を変更できる人、承認後に削除できる人などを決め、必要に応じて変更履歴を確認できる運用にします。
4. 必要なデータを検索できるようにする
保存した領収書や請求書は、必要な記録を速やかに確認できるようにしておく必要があります。通常は、取引日、金額、取引先などの項目で検索できる状態が求められます。
検索項目が入力されているか、誤入力がないか、検索結果から証憑画像を表示できるかを、導入前に実際のテストデータで確認すると安心です。
マネーフォワード クラウド経費を使う前に確認すること
契約や本格運用を始める前に、次の項目を確認してください。
- 自社が保存したい書類が、クラウド経費の対象になるか確認する
- 紙の領収書を撮影・スキャンする場合の入力期限や確認方法を決める
- メールやWebサイトで受け取った電子データの保存方法を決める
- 取引日、金額、取引先などで検索できるかテストする
- データの訂正・削除履歴や権限設定を確認する
- 申請者、承認者、経理担当者の役割を社内ルールに定める
- 紙の原本を廃棄する場合の条件と手順を確認する
特に、紙で受け取った領収書を廃棄するかどうかは、スキャナ保存の要件や社内の確認手順と関係します。電子化後すぐに原本を捨てるのではなく、自社の運用が要件を満たすことを確認してから判断してください。
クラウド経費だけで対応できる範囲に注意
マネーフォワード クラウド経費は、経費申請に関する領収書や証憑の管理には向いています。一方で、仕入先から届く請求書、契約書、固定資産関係の書類、会計帳簿などを別の方法で管理している場合は、それぞれの保存方法も確認が必要です。
また、電子帳簿保存法の要件は、利用する書類、受け取り方、保存方法、事業者の運用によって変わります。サービスの紹介資料だけで判断せず、契約予定のプランで使える機能、設定方法、対象となる書類を確認してください。
結論：経費関係の電子保存には利用できるが、運用設計が必要
マネーフォワード クラウド経費は、領収書や経費関連の証憑を電子データで管理し、電子帳簿保存法への対応に役立てられます。
ただし、導入しただけで法令対応が完了するわけではありません。保存対象の書類、電子取引データの扱い、訂正・削除の管理、検索方法、社内の申請・承認手順を確認し、自社の運用に合わせて設定することが必要です。まずは、実際に保存したい領収書や請求書を使って、登録から検索・訂正履歴の確認までをテストしてください。
