マネーフォワード クラウド経費では、承認フローを設定できます。申請内容を誰が承認するかを「承認経路」として登録し、経費申請や精算申請に適用します。
ただし、利用しているプランや契約内容、管理者権限の有無によって、設定できる項目や表示されるメニューが異なる場合があります。
マネーフォワード クラウド経費で設定できる承認フローの内容
承認フローを設定すると、申請者が経費を申請した後、あらかじめ決めた承認者へ申請を回せます。たとえば、次のような流れです。
- 従業員が経費を申請する
- 所属部署の上長が承認する
- 必要に応じて、部門責任者や経理担当者が承認する
- 承認済みの申請をもとに精算や処理を行う
複数の承認者を順番に設定する運用や、申請の種類に応じて承認経路を分ける運用が考えられます。実際に設定できる分岐条件や承認者の指定方法は、契約プランと管理画面の仕様を確認してください。
承認フローを設定するための前提条件
承認フローの設定には、通常、管理者側で従業員や組織の情報を登録しておく必要があります。先に申請者と承認者の関係を整理しておくと、設定を進めやすくなります。
- 申請を行う従業員が登録されている
- 承認者となる従業員が登録されている
- 部門や所属などの組織情報が必要に応じて設定されている
- 管理者または承認経路を編集できる権限がある
- 利用中のプランで承認機能が提供されている
承認者を登録しただけでは、申請に自動で適用されないことがあります。承認経路を作成した後、対象となる申請や従業員に割り当てるところまで確認してください。
承認フローの設定手順
画面上のメニュー名は契約内容や仕様変更によって異なる場合がありますが、基本的には次の順番で設定します。
- 管理者権限でマネーフォワード クラウド経費にログインする
- 管理画面から「承認経路」や「ワークフロー」に該当する設定を開く
- 新しい承認経路を作成する
- 申請者や対象となる部門、申請の種類など、適用条件を設定する
- 承認する従業員を、必要な順番に登録する
- 承認経路を保存する
- テスト用の申請を行い、想定した承認者へ申請が届くか確認する
設定後は、実際の申請画面で承認者が正しく表示されるかを確認することが重要です。保存できても、対象者への割り当てや適用条件が合っていなければ、想定と異なる承認経路になる可能性があります。
承認フローを設定できないときの確認点
承認経路のメニューが見つからない場合は、まず管理者権限でログインしているか確認してください。一般の従業員権限では、承認経路を作成・変更できないことがあります。
次に、次の点を確認します。
- 管理者向けの設定画面を開いているか
- 承認経路を編集できる権限が付与されているか
- 申請者と承認者の従業員情報が登録済みか
- 部門や所属などの組織情報に誤りがないか
- 利用中のプランや契約で承認機能が利用できるか
- 承認経路が作成済みでも、対象の申請に割り当てられているか
設定項目自体が表示されない場合は、権限や契約内容が原因の可能性があります。画面に表示される機能と、契約中のサービス内容を確認してください。
承認フローを設定するときの注意点
承認者を複数人にする場合は、「全員の承認が必要なのか」「いずれか1人の承認でよいのか」を社内で決めてから設定しましょう。承認条件の解釈があいまいだと、申請が止まったり、意図しない順番で承認されたりします。
また、組織変更や人事異動があったときは、承認経路の見直しが必要です。退職者や異動前の管理者が承認者として残っていないか、定期的に確認してください。
本番運用を始める前に、一般の申請者と承認者の両方でテストする方法も有効です。申請、差し戻し、再申請、承認完了まで想定どおり進むかを確認すると、運用開始後のトラブルを減らせます。
まとめ
マネーフォワード クラウド経費では、承認経路を登録して承認フローを設定できます。設定には管理者権限が必要になることがあり、利用できる機能や条件はプラン・契約内容によって異なります。
まずは管理者画面で「承認経路」または「ワークフロー」に該当する設定を開き、申請者・承認者・適用条件を登録してください。設定後は、テスト申請で正しい承認者に届くか確認することが大切です。
