マネーフォワード クラウド経費とマネーフォワード クラウド会計は、仕訳連携できます。クラウド経費で登録・承認した経費データを、クラウド会計側の仕訳として連携する仕組みです。
ただし、連携には両サービスを同じ事業者で利用していることや、勘定科目・税区分などの設定が必要です。契約プランや画面の名称によって、利用できる機能や操作手順が異なる場合があります。
仕訳連携すると何ができる？
クラウド経費で処理した経費の内容を、クラウド会計の仕訳作成に利用できます。経費申請の内容を会計ソフトへ手入力し直す作業を減らせる点が、主なメリットです。
一般的には、クラウド経費に登録した次のような情報が仕訳の作成に使われます。
- 取引日
- 支払先
- 金額
- 勘定科目
- 税区分
- 支払方法や支払先区分
- 申請者や部門などの管理情報
たとえば、従業員が立て替えた交通費をクラウド経費で申請し、承認後に仕訳連携すると、クラウド会計側で交通費や未払金などの仕訳を作成するためのデータとして扱えます。
ただし、借方・貸方の科目や仕訳の形は、設定した勘定科目、支払方法、精算方法などによって変わります。連携しただけで、すべての仕訳が自社の運用に合うとは限りません。
クラウド経費からクラウド会計へ仕訳を連携する流れ
基本的な流れは、経費を登録・承認し、連携対象を確認してから仕訳を作成するという順番です。
- クラウド経費とクラウド会計を、同じ事業者のサービスとして利用できる状態にする。
- クラウド経費側で、勘定科目、税区分、部門、支払方法などを設定する。
- 従業員が経費を申請し、必要な承認を完了する。
- 仕訳連携の対象となる経費を確認する。
- 連携内容や仕訳を確認し、クラウド会計へ仕訳を登録する。
- クラウド会計側で、登録された仕訳の日付、金額、勘定科目、税区分などを確認する。
実際のメニュー名や、仕訳を自動で作成するのか確認後に登録するのかは、契約内容や設定によって異なる可能性があります。操作時は、利用中のサービス画面に表示される連携設定とヘルプの案内を確認してください。
連携前に確認したい設定
仕訳連携で誤った仕訳を作らないため、次の設定を先に確認します。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 勘定科目 | 交通費、消耗品費、交際費など、自社の経費区分に合っているか |
| 税区分 | 課税、非課税、不課税などの区分が取引内容に合っているか |
| 支払方法 | 現金、法人カード、従業員立替などが正しく設定されているか |
| 部門・プロジェクト | 必要な場合に、経費の所属先や負担先が正しく設定されているか |
| 申請・承認状態 | 未承認や差し戻し中の経費が連携対象に含まれていないか |
特に、法人カードや従業員立替を使っている場合は、支払方法によって相手科目や精算方法が変わることがあります。初回は少額のデータで連携し、クラウド会計に作成された仕訳が想定どおりか確認すると安心です。
仕訳連携できない、または反映されないときの確認点
仕訳が作成されない場合は、連携機能が使える契約・権限になっているか、対象データが連携可能な状態かを確認します。
- クラウド経費とクラウド会計が同じ事業者にひも付いているか
- 利用者に連携や仕訳登録に必要な権限があるか
- 経費の承認が完了しているか
- 勘定科目や税区分が未設定になっていないか
- 対象期間や対象データの指定を間違えていないか
- すでに連携済みの経費を重複して処理しようとしていないか
- 契約中のプランで対象機能を利用できるか
連携後に仕訳は作成されたものの内容が違う場合は、クラウド会計側で個別に修正するだけでなく、クラウド経費側の勘定科目や税区分の設定も見直します。設定を直さないまま再連携すると、同じ誤りが繰り返される可能性があります。
仕訳連携を使うときの注意点
仕訳連携は入力作業を減らす機能であり、税務上の判断や仕訳内容の確認まで自動で完了させる機能ではありません。連携後は、金額、取引日、勘定科目、税区分、消費税額、支払方法を確認してください。
また、クラウド経費で経費を削除・修正した場合に、すでにクラウド会計へ登録済みの仕訳が自動で同じ状態になるとは限りません。修正や取消しが必要なときは、クラウド経費とクラウド会計の両方で処理状況を確認します。
まとめ
マネーフォワード クラウド経費とマネーフォワード クラウド会計は、クラウド経費で登録・承認した経費データを、クラウド会計の仕訳作成に連携できます。
利用前に、同じ事業者への接続、利用プランと権限、勘定科目、税区分、支払方法を確認してください。初回は連携後の仕訳を確認し、自社の会計処理に合う設定になっているか確かめることが重要です。
