マネーフォワード クラウド経費の導入支援は何をしてくれる？

マネーフォワード クラウド経費の導入支援では、一般に初期設定、経費精算のルール整理、運用方法の設計、利用者への説明、稼働後の確認などを支援してもらえます。ただし、支援の範囲は契約するプランや依頼内容によって異なり、設定や申請をすべて代行してもらえるとは限りません。

マネーフォワード クラウド経費の導入支援でしてくれること

導入支援の中心は、サービスを自社の経費精算の流れに合わせて使える状態にすることです。主に次のような作業が対象になります。

• 導入目的や現在の経費精算方法の整理
• 経費精算の申請・承認フローの設計
• 勘定科目や部門などの初期設定の確認
• 従業員や承認者などの利用者設定
• 既存の経費精算ルールをシステムに合わせる作業
• 利用者や管理者向けの操作説明
• テスト運用と本番開始までの確認
• 導入後に発生した設定・運用上の課題の整理

つまり、単にアカウントを発行するだけではなく、誰が、どの経費を、どの順番で申請・承認するのかを決め、実際に使える状態まで準備する支援と考えると分かりやすいでしょう。

導入前に支援してくれる内容

導入前は、現在の経費精算の課題を整理し、クラウド経費をどのように使うかを決めます。

経費精算の現状を整理する

紙の申請書、Excel、メールなどを使っている場合は、現在の申請手順を確認します。たとえば、申請者、上長、経理担当者のそれぞれが何を確認しているのか、どこで作業が止まりやすいのかを整理します。

この整理をしないまま設定を始めると、従来のルールとシステム上の申請経路が合わず、導入後に設定をやり直すことがあります。

自社に合う申請・承認フローを考える

部署ごとに承認者が違う場合や、金額によって承認者を変える場合は、導入前にルールを明確にします。出張費、交際費、備品購入費などで申請方法が異なる場合も、どこまで分けるかを決めます。

導入支援では、こうしたルールを確認しながら、システム上で無理なく運用できる形を検討します。ただし、社内規程そのものを作成してもらえるか、業務改善まで含まれるかは、支援内容の契約条件によって異なります。

初期設定で支援してくれる内容

初期設定では、会社情報や利用者、経費精算に必要な項目を登録します。設定作業を支援してもらえる場合でも、登録する情報の準備や最終確認は自社で行うことが一般的です。

利用者・権限の設定

従業員、上長、経理担当者、管理者など、利用者ごとの役割を整理します。誰が申請できるのか、誰が承認できるのか、誰が管理画面を操作できるのかを決めて設定します。

申請・承認経路の設定

部署、役職、金額などの条件に応じて、申請内容を誰が承認するかを設定します。組織変更が多い会社では、異動や退職があった場合の利用者変更方法も、あらかじめ確認しておくと運用しやすくなります。

経費項目や会計処理の設定

経費の種類、勘定科目、部門、税区分など、自社の会計処理に関係する項目を確認します。会計ソフトや仕訳の運用と関係するため、経理担当者だけでなく、必要に応じて会計処理を確認できる担当者も参加すると判断しやすくなります。

なお、勘定科目や税区分が自社にとって正しいかどうかは、導入支援担当者だけで決められるとは限りません。最終的には自社の経理方針や顧問税理士などに確認が必要です。

導入後の運用開始までに支援してくれる内容

本番利用の前には、実際の申請から承認、経理処理までを試し、問題がないかを確認します。

1. テスト用の経費申請を登録する
2. 申請者から承認者へ正しく回るか確認する
3. 差し戻しや修正ができるか確認する
4. 経理担当者が内容を確認できるか確認する
5. 会計処理や支払いまでの社内手順を確認する
6. 問題がなければ利用開始日と利用者への案内を決める

操作説明では、管理者向けと一般利用者向けで内容を分けることがあります。管理者には利用者の追加や申請状況の確認、一般利用者には領収書の登録や申請方法などを説明します。

導入支援に研修が含まれている場合でも、社内向けの案内文作成、全従業員への説明会、問い合わせ窓口の運営まで含まれるとは限りません。依頼前に、誰がどこまで担当するのかを確認してください。

導入支援で任せられることと、自社で準備すること

導入支援を利用しても、すべての判断や作業を外部に任せられるわけではありません。特に次の内容は、自社で準備・判断することが多い部分です。

このように、導入支援は「自社の代わりにすべてを決めるサービス」というより、自社のルールを整理し、システムに設定して運用を始めるための伴走と考えると、依頼範囲を決めやすくなります。

導入支援を依頼するときに確認すること

導入支援の内容を比較するときは、サービス名だけで判断せず、次の項目を確認してください。

• 初期設定はどこまで支援または代行してもらえるか
• 利用者情報や組織情報の登録作業は誰が行うか
• 申請・承認フローの設計相談が含まれるか
• 会計ソフトや他のシステムとの連携設定に対応するか
• 管理者向け・一般利用者向けの研修があるか
• 研修の回数、時間、参加人数に条件があるか
• テスト運用や本番開始時の確認が含まれるか
• 導入後の問い合わせや設定変更に対応するか
• 追加料金が発生する作業は何か
• 支援期間や、支援終了後のサポート方法はどうなっているか

特に「初期設定を支援」と書かれていても、担当者が画面を操作するのか、操作方法を説明するだけなのかで負担は変わります。「設定代行か、操作案内か」「対象となる設定項目は何か」を具体的に聞くことが大切です。

導入支援を利用したほうがよい会社

複数の部署や承認者がいる会社、経費精算のルールが複雑な会社は、導入支援を利用することで、事前に確認すべき点を整理しやすくなります。紙やExcelからの切り替えで、社内の運用を見直したい場合にも向いています。

一方、利用者が少なく、申請・承認の流れも単純で、管理者が自分で設定できる場合は、標準の案内やサポートだけで始められる可能性があります。ただし、実際にどの方法が適しているかは、利用人数、既存システム、設定したい承認条件によって変わります。

まとめ

マネーフォワード クラウド経費の導入支援は、主に経費精算の流れの整理、初期設定、申請・承認ルートの設計、操作説明、テスト運用などを支援するものです。

依頼前には、設定を「代行」してもらえるのか、それとも「操作方法の案内」なのかを確認しましょう。利用者情報、社内規程、承認者、会計処理のルールを自社で準備しておくと、導入支援をスムーズに進めやすくなります。