マネーフォワード クラウド経費の立替精算は、連携設定が有効で、承認・精算済みになった金額が対象の給与計算期間に給与側の立替経費として反映されます。給与と一緒に支払う形にできますが、立替経費は通常の給与・手当とは別に扱われ、課税支給額や社会保険料の計算対象に含めない運用が基本です。
立替精算が給与に反映される流れ
クラウド経費からクラウド給与へ、申請した時点で直ちに反映されるわけではありません。一般的には、次の順番で処理します。
- 従業員が交通費や備品代などの立替経費を申請する
- 上長や経理担当者が申請を承認する
- 経費の精算処理を行い、支払対象の金額を確定する
- 給与連携を実行する
- 対象の給与計算期間に、立替経費の金額が反映される
したがって、申請済みでも未承認・未精算の経費は、給与連携の対象にならないことがあります。給与に反映されない場合は、まず申請のステータスと精算日、連携対象の期間を確認してください。
給与明細ではどのように表示されるか
立替精算分は、給与の基本給や手当ではなく、立替経費に対応する項目として表示されます。表示名や表示位置は、利用しているサービスの設定や画面の仕様によって異なる場合があります。
イメージとしては、次のような扱いです。
| 項目 | 立替経費の扱い |
|---|---|
| 基本給・手当 | 給与として計算される項目 |
| 立替経費 | 従業員が立て替えた費用の精算額 |
| 振込額 | 給与と立替経費を合わせた金額になることがある |
| 課税支給額 | 立替経費を含めない扱いが基本 |
たとえば、給与が25万円、立替経費が8,000円の場合、振込額には給与から控除を差し引いた金額に8,000円を加える形で反映されます。ただし、税金や社会保険料の計算は給与部分を基準に行い、立替経費を給与として課税しない処理にします。
この金額は説明のための計算例であり、実際の振込額は所得税、社会保険料、住民税などの控除額によって変わります。
「給与に反映される」とは、給与として課税されるという意味ではない
給与と同じタイミングで支払われても、立替経費は従業員が業務上支払った費用を会社が返すものです。そのため、給与明細上で支給額に加算されていても、通常の給与や賞与と同じように扱うとは限りません。
重要なのは、給与計算上で立替経費を通常の課税支給項目に設定しないことです。設定を誤ると、課税支給額や社会保険の算定に影響する可能性があります。
ただし、実際の税務・社会保険上の扱いは、支給内容や会社の運用によって判断が必要です。通勤手当や出張手当など、立替経費とは性質が異なる項目を同じ設定にしないよう注意してください。
給与連携で反映されないときの確認項目
立替精算が給与に反映されない場合は、次の項目を順に確認すると原因を切り分けやすくなります。
- 経費申請が承認済みになっているか
- 経費が精算済み、または給与連携の対象として確定しているか
- 給与連携の設定が有効になっているか
- 従業員がクラウド経費とクラウド給与で正しく紐付いているか
- 立替経費の支払日や精算日が、今回の給与計算期間に含まれているか
- 連携対象の項目や支払方法が設定されているか
- すでに別の方法で支払済みの経費を、給与でも支払おうとしていないか
特に確認したいのは、給与計算期間と精算日です。前月分の経費を当月給与に含める設定でも、締め日以降に承認された経費は次回の給与に回ることがあります。
二重払いを防ぐために確認すること
立替精算は、給与連携以外の方法でも支払える場合があります。たとえば、経費精算時に従業員の口座へ振り込む運用と、給与に合算する運用を併用すると、同じ経費を二重に支払うおそれがあります。
給与連携を使う場合は、会社の運用を次のどちらかに統一します。
- クラウド経費で精算し、給与とは別に支払う
- クラウド経費で承認・確定した金額を給与に連携し、給与と一緒に支払う
どちらを採用するかによって、クラウド経費側の精算処理や給与側の支給項目の設定が変わります。給与計算を確定する前に、経費の支払状況と給与明細の立替経費欄を照合してください。
給与連携前に確認するポイント
初めて給与連携を行うときは、少額の経費でテストし、給与明細と計算結果を確認する方法が安全です。
- テスト対象の経費を承認・精算済みにする
- 対象従業員の給与計算期間を確認する
- 給与連携を実行する
- 給与明細で立替経費が独立した項目として表示されるか確認する
- 課税支給額や控除額に意図しない影響がないか確認する
- 給与と立替経費を合算した振込額が、支払予定額と一致するか確認する
画面上の項目名、連携の実行方法、対象となる精算ステータスは、契約プランや設定、サービスの仕様変更によって異なる可能性があります。実際の処理では、利用中のマネーフォワード クラウド経費・クラウド給与の連携設定と、給与計算の設定内容を確認してください。
まとめ
マネーフォワード クラウド経費の立替精算は、承認・精算済みの対象金額を給与連携すると、給与明細の立替経費として反映し、給与と合わせて支払える形になります。
ただし、立替経費は通常の給与とは別の精算金額です。「対象期間」「承認・精算の状態」「従業員の紐付け」「課税対象外としての支給項目設定」を確認してから給与計算を確定し、別払いとの二重支給がないか照合してください。
