Concur Expenseのワークフローで承認フローを設定する方法は？

Concur Expenseの承認フローは、管理者がワークフローに承認ステップを追加し、申請者・金額・部門などの条件に応じて承認者を指定して設定します。一般的には、ワークフローの作成または編集、承認ステップの追加、条件と承認者の設定、テストという順番で進めます。

ただし、利用できるメニュー名や設定項目は、契約内容、権限、連携している人事・会計システムによって異なります。実際の画面で項目が表示されない場合は、管理者権限や導入時の設定を確認してください。

Concur Expenseの承認フローを設定する手順

1. 管理者権限でConcur Expenseにログインする

   承認フローの設定には、通常の申請者権限ではなく、ワークフローやExpenseの管理権限が必要です。管理メニューにワークフロー関連の項目が表示されるアカウントでログインします。

2. ワークフローの設定画面を開く

   管理画面から、Expenseのワークフロー、承認ワークフロー、または同等の名称が付いた設定画面を開きます。サービスの構成によっては、申請書の種類や経費精算の設定画面からワークフローを編集します。

3. 対象となるワークフローを選ぶ

   経費精算レポート、事前申請、請求書など、申請の種類ごとに別のワークフローを設定する場合があります。今回設定する対象が、経費精算レポートの承認フローなのか、事前申請の承認フローなのかを確認して選択します。

4. 承認ステップを追加する

   ワークフローに、上長承認、経理承認、部門責任者承認などのステップを追加します。複数の承認を順番に行う場合は、承認される順序に並べます。

5. 各ステップの承認者を設定する

   承認者は、固定のユーザー、ユーザーの上司、部門責任者、ロール、承認グループなどから指定する形式が一般的です。人事システムや組織情報と連携している場合は、申請者の所属や上司情報を使って承認者を自動判定できることがあります。

6. 条件を設定する

   必要に応じて、申請金額、部門、費目、地域、申請者の所属などを条件にします。たとえば、一定額未満は上長だけ、一定額以上は上長と部門責任者、という分岐を作ります。

7. ワークフローを保存して有効化する

   設定内容を保存した後、ワークフローが有効になっているか確認します。保存しただけでは実際の申請に適用されない構成もあるため、有効化や公開に相当する操作が表示される場合は実行します。

8. テスト申請で動作を確認する

   テスト用の申請または少額の確認用申請を作成し、想定した承認者へ正しく回るか確認します。条件に合わない申請を作り、別の承認ルートになるかも確認すると、条件設定の誤りを見つけやすくなります。

承認フローで設定する主な項目

承認フローは、承認者だけでなく、どの申請にどのルートを適用するかまで設定して初めて正しく機能します。主に次の項目を整理してから登録します。

金額によって承認者を分ける設定例

たとえば、経費精算レポートの金額に応じて承認者を変える場合は、次のような考え方で設定します。これは説明用の例であり、実際の金額や承認者は自社の規程に合わせてください。

金額条件を設定するときは、「未満」と「以上」の境界を明確にします。たとえば「10万円未満」と「10万円以上」のように、どの金額にも必ず一つのルートだけが適用される状態にすることが重要です。

上司承認を設定するときの注意点

申請者の直属の上司を承認者にする場合は、Concur Expense内のユーザー情報や、連携元の人事・組織情報に上司が正しく登録されている必要があります。上司情報が空欄、古い、または組織変更前のままだと、承認者を自動判定できないことがあります。

また、申請者自身が承認者になる設定は避ける必要があります。自己承認が発生する可能性がある場合は、上位の承認者へ回す条件や、代理承認者を指定する仕組みを確認します。

承認フローを設定した後の確認方法

設定後は、実際の申請が想定した順番で承認者へ送られるかを確認します。次の項目をテストすると、設定漏れを確認しやすくなります。

• 通常の申請者が申請した場合に、正しい上司へ送られるか
• 金額の境界値で、正しい承認ルートに分かれるか
• 部門や費目を変えた場合に、必要な承認者が追加されるか
• 複数の承認者がいる場合に、設定した順番で処理されるか
• 承認者が不在、無効、未登録の場合に申請が止まらないか
• 承認、差し戻し、却下を行った後の状態が想定どおりか

テストで承認者が想定と異なる場合は、まず申請者の所属、上司情報、申請金額、費目、ワークフローの適用条件を確認します。設定を変更した直後は、変更が有効化されているか、既存申請と新規申請のどちらに適用される構成かも確認してください。

承認フローが正しく動かないときの確認ポイント

承認者が表示されない

承認者として指定したユーザーが有効なユーザーか、承認グループに正しく登録されているかを確認します。上司承認の場合は、申請者の上司情報が登録されているかも確認が必要です。

意図しない承認ルートになる

複数の条件が同時に該当していないか、条件の優先順位や適用範囲を確認します。金額、部門、費目などを組み合わせている場合、条件が重なって別のステップが追加されることがあります。

申請が承認者のところで止まる

承認者のアカウントが無効になっていないか、代理承認や代替承認者が設定されているかを確認します。異動や退職があった場合は、ユーザー情報と組織情報の更新も必要です。

設定メニューが見つからない

ワークフロー設定の権限が付与されていない可能性があります。また、契約している機能や利用しているConcurの構成によって、設定場所やメニュー名が異なる場合があります。管理者権限の範囲と、自社の導入時設定を確認してください。

Concur Expenseの承認フロー設定で最初に行うこと

まず、自社の承認規程を「対象となる申請」「承認者」「承認順」「金額や部門などの条件」に分けて整理します。その内容をもとにワークフローへ承認ステップと条件を登録し、金額の境界や異動時の承認者までテストしてください。

画面の項目や設定権限が分からない場合は、管理画面に表示されるワークフロー設定の名称を確認し、契約時の設定資料や社内のConcur管理者に照らし合わせて進めます。